Elektronski računi olajšajo poslovanje

Elektronski račun je zdaj v uporabi že kar nekaj časa in čedalje več ljudi se odloči, da ga bodo izstavili oziroma prejemali na tak način. To je dobra odločitev. Zakaj, vam bomo predstavili v nadaljevanju.

Hitrost

Ena večjih prednosti poslovanja z elektronskimi računi je definitivno hitrost. Tak račun se hitro pripravi, prav tako pa se ga lahko hitro posreduje in prejemnik ga dobi takoj. Če namreč račun pošljemo v klasični obliki po fizični pošti, vemo, kako dolgo lahko traja, da pride na želen naslov. Sploh če so vmes vikendi in prazniki, se lahko postopek precej zavleče. Možno je tudi, da se pošta na poti izgubi. Če posredujemo elektronski račun, pa je to prek elektronske pošte ali katerega drugega spletnega kanala hipno.

Praktičnost

E-računi slovijo tudi po svoji praktičnosti. Sploh če za izstavljanje uporabljamo katerega od računovodskih programov ali pa če imamo oblike e-računov že ponastavljene od prej, se to izkaže kot olajšanje celotnega procesa. Pri tem je manjša možnost, da bi prišlo do kakšne napake. Ne gre pa le za izstavljanje. Tudi shranjevanje elektronskih računov se izkaže kot zelo poenostavljeno. Gre za to, da imamo lahko v primeru fizičnih računov precejšen kaos na mizi. V primeru eračunov pa do tega ne more priti. Shranjevanje takih računov je poenostavljeno, saj jih lahko z enim klikom prestavljamo po želji, jih razdelimo v mape glede datum nastanka oziroma na to, ali so bili že plačani ali ne.

Skrb za okolje

Kot tretja prednost se pokaže skrb za okolje, saj računi v elektronski obliki pomenijo, da ne izvajamo tiskanja. Torej ne produciramo dodatnega papirja. V večji količini to pomeni manjše izsekavanje gozdov, manj obratov v papirni industriji, kar spet posledično pomeni manjše onesnaževanje. Pomislimo na to, koliko papirja in stroškov nastane v porcesu izstavljanja klasičnega računa. Poleg samega papirja, na katerega se račun tiska, je treba poskrbeti tudi za kuverte, znamke, da lahko račun pošljemo naslovniku.

 

Pojmi, povezani z računovodstvom

Računovodstvo je področje v podjetju, ki ga mora vsak podjetnik vsaj okvirno poznati. Tudi če njegovo upravljanje prevzame druga oseba, se tukaj skrivajo pomembni podatki, ki služijo preverjanju, v kolikšni meri so bili doseženi postavljeni cilji. Po drugi strani pa se na podlagi rezultatov lahko tudi določi cilje za vnaprej. Računovodski podatki pa niso uporabni le za interne namene. Uporabljajo jih tudi drugi. Obvezni so za letno proočanje državi. Določeni podatki so tudi javni in torej na pogled raznim potencialnim strankam, investitorjem in poslovnim partnerjem, ki lahko na podlagi informacij sprejmejo odločitev o nadaljnjem sodelovanju s podjetjem.

Pojmi, ki jih morate poznati

Pojmov v računovodstvu je veliko. Omenili bomo nekaj najosnovnejših. Treba je poznati razliko med prihodki in prejemki, saj to ni eno in isto. Prihodki se nanašajo striktno na osnovno poslovanje podjetja. Podjetje torej proizvaja določene izdelke ali storitve. Te nato kupijo stranke, ki zanje plačajo. Zgolj to so prihodki. Če pa je npr. podjetje dobilo v dar neko vsoto denarja ali jo je pridobilo na druge načine, pa to niso prihodki. So pa prilivi.

Po drugi strani imamo odhodke in odlive. Odhodki so spet tisti, ki so striktno vezani na poslovanje. Gre za denar, ki ga podjetje zapravi za surovine, s katerimi nato izdela končne produkte. Gre tudi za stroške, ki so posredno povezani z izdelavo končnih izdelkov. Recimo, da podjetje proizvaja omare. Odhodki so tudi plače delavcev, ogrevanje tovarne, elektrika itd. Odlivi pa so vsa finančna sredstva, ki podjetje zapustijo, niso pa nujno povezana s poslovanjem. Če podjetnik kupi darila ob koncu leta za svoje poslovne partnerje, so to zgolj odlivi, ne pa odhodki.

Vedeti moramo tudi to, da je treba v računovodstvu beležiti vse poslovne dogodke. Pri tem imamo aktivo in pasivo. Aktiva predstavlja vse storške in prilive, medtem ko pasiva pomeni vire, iz katerih črpamo denar, da lahko poslovanje nemoteno poteka.

Kako se izterjave lotevajo agencije?

Izterjave so vsekakor težko področje. Nobeno podjetje si ne želi, da bi imelo opravka s strankami, ki za opravljene storitve ali dobavljene izdelke ne bi plačale. Vseeno pa se žal prej ali slej zgodi tudi to. Prav zato mora biti podjetje pripravljeno tudi na ta scenarij. Izterjave se lahko loti na lastno pest. Vseeno pa se kot učinkovitejša metoda izkaže, če se obrne na agencijo, ki se profesionalno ukvarja s tem. Če ne drugega, je to priporočljivo vsaj po določenem času, ko se nobena izmed metod ne izkaže kot uspeša.

Agencije se izterjave lotevajo premišljeno in sistematično

Ni vam treba skrbeti, da bi se odnosi s strankami poslabšali, ker boste v postopek vpletli agencijo. Strokovnjaki, ki so tam zaposleni, namreč v prvi vrsti skrbijo za dobre odnose in za pristope, ki so prijazni do vaših strank.

Metode se seveda smiselno postopoma stopnjujejo, če ni učinka. Seveda je pomembno, da je dosežen želen učinek. Vsekakor pa je treba na tem področju pristopiti previdno in preudarno.

Agencije se ukvarjajo z velikim številom strank različnih podjetij. Prav zato do tega področja postopajo zelo sistematično. Imajo posebno evidenco, kjer se sproti beleži, katere postopke se je vse že uporabilo v določenem primeru.

Predsodni postopki

Tako se kot začetno sredstvo izterjave uporablja kombinacija pisnih obvestil in telefonskih klicov. Bistvo tega je, da se stranko opozori na dolg, da se skuša ugotoviti, kaj so razlogi za neplačilo. Hkrati pa si agencije prizadevajo, da bi našle skupni dogovor, rešitev, ki bi bila najboljša za obe strani. Ta postopek se večkrat ponovi. Če učinka po določenem obdobju še vedno ni in stranka ne plača, potem je treba ubrati druge prijeme.

Prijava na sodišče

Če agencija pri izterjavi ni uspešna, potem se v končni fazi obrne na sodišče. Vloži prijavo primera. Potem se seveda do stranke postopka na drugačen način. Da bi bila ta metoda uspešna, pa je treba poprej zbrati dovolj relevantnih dokazov. Sicer je vse brezupno.