Nakup ustrezne vrste kartuše omogoča stroškovne prihranke

Nakup kartuše je nujno opravilo, ko lučka na tiskalniku začne utripati in s tem sporoča, da kmalu ne bomo več mogli tiskati, saj pojenja količina črnila ali praha v tonerju. Za brizgalne tiskalnike bomo morali kupiti kartuše s črnim tekočim črnilom, ki se uporabljajo za brizganje tekočega črnila na stran, kjer je to potrebno. Črnilo vsebuje zapleteno mešanico pigmentov in barvil, kar ustvarja kakovostno tiskanje z natančnejšimi barvami.

Če pa uporabljamo laserski tiskalnik, tedaj bomo morali kupiti toner, ki vsebuje suh in kompleksen prašek z mikroskopskimi plastičnimi delci. Pri laserskem tiskanju se prah elektronsko napolni, segreje in nanese na papir prek vrtečega se bobna znotraj naprave. Ta postopek omogoča hiter in učinkovit tisk, ki je še posebej koristen, kadar tiskamo velike količine.

Nakup originalne kartuše s črnilom

Najbolj zanesljivo izbiro predstavlja nakup kartuše z originalnim poreklom, kar pomeni, da kartuše izdeluje isto podjetje oziroma blagovna znamka, ki proizvaja tudi tiskalnike. Ti tonerji so največkrat vrhunske kakovosti, saj so zasnovani v skladu s specifikacijami printerja in tako zagotavljajo najvišjo kakovost tiska z enakomerno porabljeno količino črnila. Zaradi teh lastnosti so originalni tonerji tudi nekoliko dražji od ostalih opcij.

Nakup kompatibilne kartuše s črnilom

Kompatibilne oziroma združljive kartuše s črnilom ne izdeluje podjetje, ki hkrati proizvaja tudi tiskalnike, temveč druga proizvodna podjetja, ki tonerje izdelujejo v skladu s specifikacijami, ki jih je določil proizvajalec tiskalnika. Ti tonerji so združljivi s tiskalnikom, za katerega so zasnovani, zato da bi omogočili enako oziroma podobno kakovost izpisa in tiska. Pri tem pa zmanjšujejo stroške tiskanja, saj so cenejši od originalnih kartuš.

Najem tiskalnikov in brezplačne kartuše ob mesečni najemnimi

Največji prihranek pri nakupu kartuše pa si podjetje lahko zagotovi z najemom barvnega tiskalnika in multifunkcijske naprave. To pomeni, da je v ceno mesečne najemnine zajet tako barvni printer in njegova uporaba kot potrebno število barvnih ali črno-belih izpisov ter določena količina kartuš s črnilom.

Ob najemu tiskalnika podjetje prihrani na mesečnih stroških tonerjev, ki bi jih sicer moralo kupiti od drugih dobaviteljev, v to pa bi bila vključena tudi marža in davek na dodano vrednost, kar pomeni, da so tonerji, še posebej barvni, v maloprodaji občutno dražji od tonerjev, ki so vključeni v ceno mesečnega najema tiskalnika. Poleg tega pa podjetju ni potrebno skrbeti o samem nakupu kartuše pri izbranem dobavitelju, zamenjavi le-teh, recikliranju in skrbi za dovoljšno zalogo tonerjev.

Kaj vam omogoča virtualna pisarna?

Virtualna pisarna je storitev, pri kateri za plačilo nekaj deset evrov na mesec pridobite psolovni naslov za vaše podjetje. Zakaj bi to komu lahko prišlo prav? Seveda ne gre za storitev, ki bi bila primerna za vsakogar, marsikomu pa lahko pomembno olajša situacijo. Dejstvo je, da vsako podjetje potrebuje poslovni naslov. To je namreč pogoj, da sploh lahko opravlja dejavnost. Če je vaša dejavnost vezana na konkretne poslovne prostore, potem boste seveda tam prijavili poslovni naslov.

Mnogo podjetnikov si zaradi znižanja stroškov vsaj v začetnih fazah poslovanja želi delati od doma. Marsikdo zato razmišlja, da bi poslovni naslov prijavili tam, kjer živijo. Dostikrat pa to ni možno, saj stanovanje ni v njihovi lasti, lastnik pa jim dovoljenja za opravljanje dejavnosti, ne da. V tem primeru je virtualna pisarna dobrodošla rešitev.

Prednosti virtualne pisarne

Virtualna pisarna podjetniku ponuja številne prednosti. Ena izmed njih je ta, da torej pridobi poslovni naslov, kar je pogoj, da sploh lahko odpre svoj s.p. Druga stvar je ta, da lahko prek navedene storitve lažje razmejuje med poslovnim in zasebnim življenjem v primerjavi s tem, če bi poslovni naslov imel na domačem naslovu.

Vemo namreč, da je v primeru registracije podjetja na domačem naslovu ta naenkrat javni podatek, kar lahko prinese tudi določene neprijetnosti. Ena izmed njih je ta, da se lahko stranka ali poslovni partner kar naenkrat najavi na vaših domačih vratih in vzpostavi se neprimetna situacija tako zanj kot za vas, saj vas lahko zmoti med družinsko rutino, vi pa nimate primernega prostora, kamor bi stranko povabili na sestanek.

Virtualna pisarna vam po drugi strani omogoča, da ustvarite poslovni vtis. Na naslovu ponudnika se lahko tudi zmenite za poslovni sestanek. Poleg tega boste poslovno pošto prejemali na ločen naslov, kar spet lahko predstavlja učinkovito ločnico med zasebnim in poslovnim življenjem. Tako ni možno, da bi pošta pristala v rokah katerega od družinskih članov in se po možnosti založila.

Sedež podjetja se določi ob registraciji

Sedež podjetja je podatek o tem, na katerem naslovu se izvaja določena dejavnost. Strokovno sicer ločimo med poslovnim naslovom in sedežem podjetja. Pri poslovnem naslovu imamo v mislih ulico in hišno številko, pri sedežu podjetja pa kraj, kjer je podjetje locirano. Podjetje ima sicer lahko tudi več lokacij, na katerih se izvaja dejavnost. Lahko gre za več poslovalnic po Sloveniji ali tudi za poslovalnice v tujini. Ne glede na to, pa vedno obstaja ena lokacija, ki je določena kot sedež. Lagko gre za lokacijo, kjer se poslovanje izvaja v največji meri oziroma nekakšno osrednjo enoto, od koder se vodi nadzor nad vsemi ostalimi.

Sedež podjetja lahko tudi najamete

Seveda se sploh pri novonastalih podjetjih dostikrat zgodi, da se jim še ne splača iti v najem ali celo nakup dragih psolovnih prostorov. Prav zato se poslovanja dostikrat lotevajo kar od doma. Tako lahko kot poslovni naslov prijavijo tudi svojega domačega. Marsikdo pa ne želi izpostaviti svojega domačega naslova javnosti ali pa ne dobi dovoljenja lastnika, ki je nujno potrebno v tem postopku. V tem primeru je možen tudi najem sedeža podjetja.

Kaj pridobimo z najemom? Predvsem to, da lahko pridobite sedež na ugledni lokaciji in da pri tem ostane vaš domači naslov skrivni podatek. Poleg tega pa je to tudi edina možnost v primeru, če ne pridobite dooljenja, da sploh lahko opravljate svojo dejavnost.

Najem sedeža vam omogoča, da pridobite tudi prostor, kjer boste lahko imeli prostor, kjer se boste dobivali s poslovnimi parterji v nekem poslovnem okolju. Tako boste naredili dober vtis nanje. Poleg tega boste na tak način lahko potegnili bolj striktno ločnico med zasebnim in poslovnim življenjem. Pošto boste namreč prejemali na ločen naslov. Tako ne bo možno, da bi jo v roke dobili vaši družinski člani in bi se po možnosti še izgubila. Ali pa da bi vas med družinskim kosilom zmotil nepričakovan poslvoni obisk.


E-računi za podjetnike

E-računi so že dodobra zamenjali fizične račune. Kljub temu, da se jim je sploh starejša generacija v začetku upirala, pa smo vsi kmalu ugotovili, da nam prinašajo številne prednosti. Katere so to?

Ena bistvenih prednosti e-računov je njihova enostavnost in to, da jih lahko v hipu pošljemo naslovniku. Če klasični račun najprej natisnemo ali celo napišemo na roke, nato ga zapakiramo v kuverto in prek poštnih storitev dostavimo naslovniku, imamo s tem precej dela, nekatere stroške, poleg tega pa je datum dostave zelo nejasen. Lahko pride tudi do izgube pošiljke ali do zamudne dostave.

Prednosti e-računa

Če torej ponazorimo na konkretnem primeru. E-račun lahko po novem oblikujemo prek posebnega programa za izstavljanje računov. To nam omogoča, da imamo jasen pregled nad tem, katere podatke vse moramo vključiti vanj. Poleg tega obstaja manjša možnost, da se pri vnosu podatkov zmotimo. Ko račun napišemo, ga lahko enostavno shranimo v naveden program in prek internetnega kanala posredujemo do naslovnika. Dostava je tako lahko hipna kot v primeru posredovanja prek elektronske pošte.

Prednost je tudi v tem, da e-račune shranjujemo v elektronski obliki. To pomeni, da nimamo nepotrebnega kaosa na svoji pisarniški mizi. Vsakič, ko račun natisnemo, se pojavijo določeni stroški. Če natisnemo en račun, to seveda ni nič takega. Če pa natisnemo maso računov, se kar pozna. Stroške imamo z nakupom novega papirja, z nakupom kartuš. Poleg tega pa se s časoma tudi tiskalnik amortizira.

Stroški v primeru klasičnega računa nastajajo tudi zaradi poštnih storitev. Kupiti moramo ovojnice, znamke in po možnosti plačati za storitev priporočene pošiljke. Pri e-računu se vsemu temu izognemo. Točno pa tudi vemo, da bo račun dostavljen v trenutku, ko ga bomo poslali.

E-računi so tudi bolj okolju prijazni, saj kot smo že rekli, v postopku izdaje in posredovanja ne porabljamo papirja. Tako da so prednosti res vsestranske in vsak uporabnik je z njimi precej zadovoljen.

Skeniranje v večji meri zaupamo strokovnjakom

Skeniranje je proces, s katerim se je prav gotovo srečal že prav vsak od nas. To je vedno bolj uveljavljen proces, zato tudi vedno več podjetij ponuja tovrstno storitev, ki je zato možna že na vsakem koraku. Proces je torej dobro zaupati strokovnjakom, čeprav tudi sami ne bi imeli večjih težav. Pa vendarle, če želimo, da je izdelek tak, da ga lahko ponudimo tudi drugim, je dobro, da skeniranje za nas opravi oseba, ki ima s tem izkušnje in tudi točno ve, kako se tem stvarem v resnici streže

Tovrstni proces nam omogoča tudi hitrejši dostop do dokumentov

Skeniranje in vzporedno z njim tudi digitalizacija nam ponujata hitrejši dostop do naših dokumentov. S tem nam je ponujena še dodatna zaščita, ki je nujna pri skeniranju poslovne dokumentacije. Dandanes je še vedno veliko dokumentacije shranjene v papirni obliki, kar je sicer dobro, vendar se poskušamo temu izogniti, ker želimo predvsem brezpapirno poslovanje. To pa bo mogoče, če bomo v nadaljevanju poskrbeli, da bomo že pred vstopom v novo ali staro podjetje skenirali naše dokumente, ki jih potrebujemo.

Storitev, ki se torej imenuje skeniranje, pomeni pretvorbo papirnih dokumentov v t. i. digitalno obliko. S tem nam je torej omogočen hiter dostop ne samo do določenih dokumentov, ki jih potrebujemo pri svojem poslovanju, ampak na splošno do vseh možnih informacij, ki jih potrebujemo. S tem mislimo tudi na hiter dostop nekaterih podatkov, ki so lahko popolnoma zaupne narave.

Omogoča ga najnovejša tehnologija

Skeniranje pa je seveda izvajano z najnovejšimi tehnologijami. Tako ni strahu, da ne bi prišli do kvalitetnih izdelkov ter da nam ne bi ob tem bila ponujena tudi varnost. Vsi postopki, od začetka do konca, so namreč zelo natančno določeni, velika pozornost pa je torej namenjena predvsem, kot že tolikokrat rečeno, varnosti dokumentov ter zaupnosti vsebin, ki jih tovrstni dokumenti nosijo.

Znamka – zakaj jo je dobro registrirati?

Blagovna znamka je bistvo vsakega podjetja. Gre za ime in logotip. To je torej prvi stik s strankami. Z njo podjetje sporoča svojo vizijo. Sporoča, s čim se ukvarja, kaj ponuja. Ker gre za tako pomemben prepoznavni znak podjetja in prvi vtis, ki ga ljudje dobijo, je smiselno narediti vse za to, da bi jo zaščitili.

Zakaj zaščititi znamko?

Kaj se lahko zgodi, če blagovne znamke ne zaščitite? Pa poglejmo primer. Neko uspešno in znano podjetje prodaja elegantno obutev visoke kakovosti. Cene za take čevlje so precej visoke. Vendar so stranke pripravljene odšteti toliko denarja, saj za to ceno dobi veliko. Neko drugo podjetje svojo linijo obutve predstavi pod logotipom, ki je zelo podoben tistemu, ki ga ima znano podjetje. Ko kupci pridejo v trgovino, jih lahko logotip zmede in laiki lahko mislijo, da gre za uveljavljeno znamko. Čevlje kupijo po bistveno nižji ceni, kar jih še dodatno spodbudi k nakupu. Vendar pa so bili v tem primeru prevarani, saj niso dobili tistega, kar so želeli.

Kako se temu izogniti?

Če bi uveljavljeno podjetje pred tem dogodkom zavarovalo blagovno znamko, potem bi prevaranta lahko prijavilo. Ker bi bilo ugotovljeno, da je do prevare res prišlo, bi goljuf plačal kazen v višini škode, ki je v tem primeru nastala. Tako Bi si uveljavljeno podjetje povrnilo vse izgube, ki so domnevno nastale zaradi kršitve blagovne znamke.

Postopek zaščite

Postopek zaščite blagovne znamke je drugačen če gre za zavarovanje blagovne znamke le znotraj države kot če nameravamo zavarovanje izvesti za več držav ali mogoče za celotno območje EU. Vendar pa je seveda prej smiselno pretehtati, če se nam to dejansko izplača. Odvisno, kako prepoznavno je naše podjetje in kolikšna je konkurenca. Vsekakor se bolje obnese preventiva. Že pregovor pravi, da je zvoniti po toči prepozno. Postopek zaščite je pri nas možno opraviti na Uradu za intelektualno lastnino.

Kdaj se odločiti za zavarovanje terjatev?

Zavarovanje terjatev je postopek, ki podjetju olajša nadaljnje poslovanje. Gre za metodo, kako lahko podjetje doseže boljšo likvidnost. Sploh startupi se dostikrat lahko srečajo s pomanjkanjem finančnih sredstev. Po drugi strani si še ne morejo privoščiti, da bi vzeli posojilo pri banki, saj večinoma ne izpolnjujejo ustreznih pogojev. Za zavarovanje terjatev se lahko odločite v primeru, če obstajajo terjatve, ki jih imate do svojih strank.

Kako poteka postopek?

Da bi lahko izpeljali postopek zavarovanja terjatev, se morate najprej obrniti na finančnega ponudnika, ki se ukvarja s tem področjem. Preveriti morate pogoje, pod katerimi posluje, da se lahko odločite, če vam ustrezajo. Potem se dogovorite za sestanek. Predložiti morate račune, ki še niso bili poplačani. Ponudnik bo pregledal račune in preveril stranke, s katerimi ste imeli opravke. Nato se bo odločil, če sprejme tveganje in se odloči za poslovanje z vami. Če ja, sledi podpis pogodbe, v kateri se definira vse pogoje in zneske, ki so v igri.

Po sklenitvi pogodbe

Ko pride do sklenitve pogodbe, prejmete 80 % zahtevanega zneska že takoj ali v roku nekaj dni. Tako lahko takoj pokrijete tekoče stroške oziroma nadaljujete brez problemov s tekočim poslovanjem. Tako si povečate likvindost. Ima pa to še eno prednost, saj se vam ni treba več ukvarjati s področjem terjatev. To namreč prepustite v roke strokovnjakom. Tako odpade ena pomembna skrb in se razbremenite. Več časa imate tako za osnovno dejavnost, s katero se ukvarjate.

Ko stranka plača

Vso komunikacijo s stranko prevzame ponudnik. Ko je znesek poravnan, vam nakaže že preostali del. Seveda je znesek ustrezno znižan za višino provizije, ki jo morate pokriti. Tako je zavarovanje terjatev še posebej primerno za novonastala podjetja, ki imajo še toliko več problemov s tem, da še nimajo veliko finančnih sredstev. Po drugi strani pa ne izpolnjujejo pogojev, da bi vzeli posojilo. Tako se podjetje otrese številnih skrbi.

Elektronski računi olajšajo poslovanje

Elektronski račun je zdaj v uporabi že kar nekaj časa in čedalje več ljudi se odloči, da ga bodo izstavili oziroma prejemali na tak način. To je dobra odločitev. Zakaj, vam bomo predstavili v nadaljevanju.

Hitrost

Ena večjih prednosti poslovanja z elektronskimi računi je definitivno hitrost. Tak račun se hitro pripravi, prav tako pa se ga lahko hitro posreduje in prejemnik ga dobi takoj. Če namreč račun pošljemo v klasični obliki po fizični pošti, vemo, kako dolgo lahko traja, da pride na želen naslov. Sploh če so vmes vikendi in prazniki, se lahko postopek precej zavleče. Možno je tudi, da se pošta na poti izgubi. Če posredujemo elektronski račun, pa je to prek elektronske pošte ali katerega drugega spletnega kanala hipno.

Praktičnost

E-računi slovijo tudi po svoji praktičnosti. Sploh če za izstavljanje uporabljamo katerega od računovodskih programov ali pa če imamo oblike e-računov že ponastavljene od prej, se to izkaže kot olajšanje celotnega procesa. Pri tem je manjša možnost, da bi prišlo do kakšne napake. Ne gre pa le za izstavljanje. Tudi shranjevanje elektronskih računov se izkaže kot zelo poenostavljeno. Gre za to, da imamo lahko v primeru fizičnih računov precejšen kaos na mizi. V primeru eračunov pa do tega ne more priti. Shranjevanje takih računov je poenostavljeno, saj jih lahko z enim klikom prestavljamo po želji, jih razdelimo v mape glede datum nastanka oziroma na to, ali so bili že plačani ali ne.

Skrb za okolje

Kot tretja prednost se pokaže skrb za okolje, saj računi v elektronski obliki pomenijo, da ne izvajamo tiskanja. Torej ne produciramo dodatnega papirja. V večji količini to pomeni manjše izsekavanje gozdov, manj obratov v papirni industriji, kar spet posledično pomeni manjše onesnaževanje. Pomislimo na to, koliko papirja in stroškov nastane v porcesu izstavljanja klasičnega računa. Poleg samega papirja, na katerega se račun tiska, je treba poskrbeti tudi za kuverte, znamke, da lahko račun pošljemo naslovniku.

 

Pojmi, povezani z računovodstvom

Računovodstvo je področje v podjetju, ki ga mora vsak podjetnik vsaj okvirno poznati. Tudi če njegovo upravljanje prevzame druga oseba, se tukaj skrivajo pomembni podatki, ki služijo preverjanju, v kolikšni meri so bili doseženi postavljeni cilji. Po drugi strani pa se na podlagi rezultatov lahko tudi določi cilje za vnaprej. Računovodski podatki pa niso uporabni le za interne namene. Uporabljajo jih tudi drugi. Obvezni so za letno proočanje državi. Določeni podatki so tudi javni in torej na pogled raznim potencialnim strankam, investitorjem in poslovnim partnerjem, ki lahko na podlagi informacij sprejmejo odločitev o nadaljnjem sodelovanju s podjetjem.

Pojmi, ki jih morate poznati

Pojmov v računovodstvu je veliko. Omenili bomo nekaj najosnovnejših. Treba je poznati razliko med prihodki in prejemki, saj to ni eno in isto. Prihodki se nanašajo striktno na osnovno poslovanje podjetja. Podjetje torej proizvaja določene izdelke ali storitve. Te nato kupijo stranke, ki zanje plačajo. Zgolj to so prihodki. Če pa je npr. podjetje dobilo v dar neko vsoto denarja ali jo je pridobilo na druge načine, pa to niso prihodki. So pa prilivi.

Po drugi strani imamo odhodke in odlive. Odhodki so spet tisti, ki so striktno vezani na poslovanje. Gre za denar, ki ga podjetje zapravi za surovine, s katerimi nato izdela končne produkte. Gre tudi za stroške, ki so posredno povezani z izdelavo končnih izdelkov. Recimo, da podjetje proizvaja omare. Odhodki so tudi plače delavcev, ogrevanje tovarne, elektrika itd. Odlivi pa so vsa finančna sredstva, ki podjetje zapustijo, niso pa nujno povezana s poslovanjem. Če podjetnik kupi darila ob koncu leta za svoje poslovne partnerje, so to zgolj odlivi, ne pa odhodki.

Vedeti moramo tudi to, da je treba v računovodstvu beležiti vse poslovne dogodke. Pri tem imamo aktivo in pasivo. Aktiva predstavlja vse storške in prilive, medtem ko pasiva pomeni vire, iz katerih črpamo denar, da lahko poslovanje nemoteno poteka.

Kako se izterjave lotevajo agencije?

Izterjave so vsekakor težko področje. Nobeno podjetje si ne želi, da bi imelo opravka s strankami, ki za opravljene storitve ali dobavljene izdelke ne bi plačale. Vseeno pa se žal prej ali slej zgodi tudi to. Prav zato mora biti podjetje pripravljeno tudi na ta scenarij. Izterjave se lahko loti na lastno pest. Vseeno pa se kot učinkovitejša metoda izkaže, če se obrne na agencijo, ki se profesionalno ukvarja s tem. Če ne drugega, je to priporočljivo vsaj po določenem času, ko se nobena izmed metod ne izkaže kot uspeša.

Agencije se izterjave lotevajo premišljeno in sistematično

Ni vam treba skrbeti, da bi se odnosi s strankami poslabšali, ker boste v postopek vpletli agencijo. Strokovnjaki, ki so tam zaposleni, namreč v prvi vrsti skrbijo za dobre odnose in za pristope, ki so prijazni do vaših strank.

Metode se seveda smiselno postopoma stopnjujejo, če ni učinka. Seveda je pomembno, da je dosežen želen učinek. Vsekakor pa je treba na tem področju pristopiti previdno in preudarno.

Agencije se ukvarjajo z velikim številom strank različnih podjetij. Prav zato do tega področja postopajo zelo sistematično. Imajo posebno evidenco, kjer se sproti beleži, katere postopke se je vse že uporabilo v določenem primeru.

Predsodni postopki

Tako se kot začetno sredstvo izterjave uporablja kombinacija pisnih obvestil in telefonskih klicov. Bistvo tega je, da se stranko opozori na dolg, da se skuša ugotoviti, kaj so razlogi za neplačilo. Hkrati pa si agencije prizadevajo, da bi našle skupni dogovor, rešitev, ki bi bila najboljša za obe strani. Ta postopek se večkrat ponovi. Če učinka po določenem obdobju še vedno ni in stranka ne plača, potem je treba ubrati druge prijeme.

Prijava na sodišče

Če agencija pri izterjavi ni uspešna, potem se v končni fazi obrne na sodišče. Vloži prijavo primera. Potem se seveda do stranke postopka na drugačen način. Da bi bila ta metoda uspešna, pa je treba poprej zbrati dovolj relevantnih dokazov. Sicer je vse brezupno.