Iščem računovodski servis, ki uporablja program v oblaku

Če želite v svojem podjetju uporabljati spletni program za vodenje računov in vanj vnašati določene knjigovodske postavke ali le pregledovati finančne podatke, tedaj je smiselno, da poiščete računovodjo, ki pri delu uporablja enak sistem v oblaku. V spletni iskalnik lahko vpišete »iščem računovodski servis« ter dodate besedo Minimax, saj ta ponudnik v Sloveniji nudi e program za vodenje računovodstva.

Lahko pa enostavno obiščete njihovo spletno stran na naslovu www.minimax.si in preverite, katera podjetja oziroma računovodje so zavedena na seznamu. Vsa ta podjetja namreč uporabljajo Minimax spletni program za račune. V celoten sistem pa je do sedaj vključenih že več kot tisoč računovodij iz cele Slovenije. Kako se lahko povežete z računovodjo po vaši izbiri?

Iščem računovodski servis v svojem kraju ali regiji

Na spletni strani ponudnika spletnega programa za vodenje računovodstva boste našli interaktivno mapo oziroma zemljevid, na katerem so označena vsa podjetja, ki nudijo knjigovodske storitve z uporabo programa v oblaku. Če bi želeli najti servis v vašem kraju ali regiji, ga lahko poiščete na zemljevidu ali pa v spodnji iskalnik označite želeno regijo. Nato se vam bodo izpisala vsa podjetja v določeni regiji.

Če pa ste morda od koga že slišali za določen servis v vašem kraju, ki ima dobre reference, pa lahko v iskalniku vtipkate ime podjetja in preverite, ali podjetje uporablja Minimax spletni program v oblaku.

Iščem računovodski servis s kakovostnimi storitvami

Računovodje iz seznama, ki uporabljajo spletni program za račune, so preverjene iz strani ponudnika storitve. Nekatere računovodje uporabljajo program že vrsto let, zato zelo dobro poznajo vse funkcije in možnosti, ki jih sistem v oblaku nudi. Podjetja za računovodstvo, ki vrsto let sodelujejo z veliko strankami, ki prav tako uporabljajo spletni program, so na strani ponudnika označena v zavihku zlati računovodski servisi.

Izbranega računovodjo lahko kontaktirate tako, da kliknete na seznam, pri čemer se vam bodo odprli vsi kontaktni podatki. Pri tem je zapisano ime podjetja, naslov, odgovorna oseba za kontakt, telefon in elektronska pošta.

Brezplačni preizkus programa brez obveznosti

Če niste povsem prepričani, ali je e računovodstvo prava izbira za vodenje poslovnih knjig v vašem podjetju, tedaj vam je na voljo brezplačni preizkus programa, pri čemer vas ne zavezuje nobena pogodba ali katere druge obveznosti. Spletni program za račune lahko preizkušate 30 dni ter se šele nato odločite za mesečni najem. Po izteku preizkusa pa lahko vtipkate »iščem računovodski servis« in najdete računovodjo, ki uporablja Minimax program za vodenje poslovnih knjig.

Računovodski in poslovni program za vodenje prejetih računov

Računovodski in poslovni program za vodenje prejetih računov nudi vse storitve v oblaku, kar pomeni, da so vse knjigovodske postavke, finančna poročila in druga računovodska dokumentacija varno shranjena na oddaljenem strežniku, do katerega lahko lastnik podjetja, zaposleni in računovodja dostopajo kar preko internetne povezave, ne glede na to, kjer se v tistem trenutku nahajajo.

Velika prednost poslovodnega sistema v oblaku je v tem, da ponudnik redno posodablja vse varnostne rešitve ter hkrati ažurira vse podatke za posamezno podjetje. Pri tem se samodejno posodabljajo tudi vsebine in vsi zakonodajni predpisi. E računovodstvo vsebuje vse funkcije in dodatke, ki so potrebni za nemoteno poslovanje podjetja. V sistemu lahko pooblaščene osebe vnašajo podatke, knjižijo fakture, obračunavajo plače in davčne obveznosti ter mnogo drugega.

Program za vodenje prejetih računov in druge poslovne dokumentacije

E računovodski in poslovni sistem v oblaku omogoča različne funkcije, ki se navezujejo na poslovanje podjetja. Med drugim lahko podjetnik, zaposleni ali računovodja vnašajo prejete račune, avanse in dobropise. Pri tem pa je mogoče posameznemu elektronskemu dokumentu pripeti originalno fakturo, ki jo je potrebno prej skenirati in naložiti v sistem. V online sistemu v oblaku je mogoče urejati in vnašati tudi druge računovodske postavke, kot so:

  • E-računi in gotovinske fakture iz davčne blagajne
  • Avansi in izdane fakture
  • Plačilni nalogi in potni nalogi
  • Bančni izpiski
  • Odprte postavke z opomini in IOP obrazci

E knjigovodstvo v oblaku za računovodje

Online poslovni program za vodenje prejetih računov predstavlja vez med lastnikom podjetja in računovodskim servisom, kjer računovodje skrbijo za vnašanje določenih knjigovodskih postavk, ki zahtevajo dobro znanje o računovodstvu. Tako računovodje v sistemu v oblaku vodijo dvostavno knjigovodstvo, obračunavajo obresti in izdelujejo letna in medletna statistična poročila.

E računovodstvo prav tako računovodjem omogoča obračunavanje davka na dodano vrednost in drugih vrst davkov. V sistemu knjigovodje vodijo natančen register osnovnih sredstev z obračuni amortizacije in detajlnim pregledom inventure. Računovodje prav tako vodijo blagajniško poslovanje s prejemki, izdatki in blagajniškimi dnevniki.

Program za vodenje prejetih računov s trgovino in zalogami

Računovodski sistem v oblaku nudi različne funkcije, ki jih potrebujejo podjetja, ki se ukvarjajo s trgovino in morajo voditi zaloge materiala in nabave blaga. V programu lahko zaposleni ali računovodje evidentirajo vse postavke, ki so vezane na zaloge. To so prejemi blaga, dobavnice, prenosi med skladišči, inventura in drugo.

E program za vodenje prejetih računov omogoča tudi pregled, izdajo in obdelavo izdanih in prejetih naročil, vnose in prenose dnevnih iztržkov ter pripravo delovnih nalogov za enostavno proizvodnjo.

Različne možnosti za izstavljanje e-računov

Izstavljanje e-računov je ena izmed delovnih nalog, ki se je mora priučiti vsak novopečeni podjetnik. Zavedo se da hitro osvojiti in kmalu bo to nekaj, kar boste naredili mimogrede. Da pa bi do tega prišli, morate najprej vedeti nekaj malega o e-računih in o tem, na kakšen način se jih sploh izstavlja.

Komu boste izstavili račun?

To je prvo vprašanje, ki si jih v zvezi z izstavljanjem e-računov morate postaviti. Na to so namreč neposredno vezana tudi pravila, kako se boste tega lotevali.

Poglejmo prvi primer: izstavljanje računov proračunskim uporabnikom. Če izvajate storitev za predstavnike javne uprave, morate račun izstaviti prek UJP portala. Za dostop do njega si morate najprej zagotoviti digitalno potrdilo, prek katere si boste kasneje namestili podpisno komponento. Ta vam bo omogočila podpisovanje na tak način izstavljenih računov. Uporaba UJP portala je preprosta. Prednost je v tem, da lahko številne rubrike pustite ponastavljene od prejšnjič. Hkrati vas poratl vodi skozi vse rubrike, ki jih morate izpolniti. KO račun pripravite, ga prek portala posredujete želenemu prejemniku. Potem lahko preverite, kdaj je bil račun dostavljen, kdaj potrjen itd.

Drugi primer je, da račun izstavite drugim podjetjem ali fizičnim osebam. Če od njih pričakujete gotovinsko plačilo, si morate prej urediti sistem davčne blagajne, ki podpira tak način poslovanja. Ustrezen program morate naložiti na računalnik, tablico ali na telefon. Priskrbeti si morate tudi ustrezen tiskalnik za tiskanje računov.

Tretji primer je ta, da račun spet izstavljate podjetjem ali fizičnim osebam, vendar od njih pričakujete plačilo direktno na TRR podjetja. Ta način je najbolj svoboden in prepuščen vaši odločitvi. Račun lahko namreč pripravite v Excelu, Wordu ali drugih podobnih programih. Potem pa ga enostavno pošljete po elektronski pošti. Pazite le na to, da bo vseboval vse obvezne sestavine kot so podatki o naslovniku, prejemniku, sami storitvi, skupnemu znesku. Račun opremite z datumom izstavljanje, zaporedno številko in datumom zapadlosti.


Kako potekajo odkupi terjatev?

Odkupi terjatev so enostaven postopek, prek katerih podjetje pride do končnega cilja; izboljša si denarni tok. Gre za storitev, ki jo ponujajo nekatera podjetja, ki se ukvarjajo s finančnimi storitvami. Prednost je v tem, da se lahko takih storitev poslužujejo tudi novonastala podjetja, ki še ne izpolnjujejo pogojev za kredit ali posojilo pri banki.

Pogoj za to, da bi se lahko podjetja posluževala te storitve je, da imajo račune, ki še niso zapadli in še niso poplačani. Gre torej za terjatve do strank, ki še niso zapadle v plačilo.

Postopek izplačila

Kako torej izgleda celoten postopek? Podjetje se najprej poveže s primernim ponudnikom. Smiselno je, da preveri pogoje poslovanja več različnih ponudnikov. Nato pa izbere tistega, ki mu najbolj ustreza.

Včasih je treba do ponudnika priti osebna, včasih pa je dovolj že elektronska komunikacija. Bistvo za odkupe terjatev je, da podjetje priloži nezapadle račune, za katere želi dobiti predčasno plačilo. To je še posebej priporočljivo takrat, ko v nekem obdobju pride do velikega števila naročil, podjetje pa posluje na način z odlogom plačila. To pomeni, da mora imeti v nekem obdobju dovolj sredstev za kritje stroškov, na prihodke pa mora še počakati.

Ko torej podjetje ponudniku dostavi vse račune, ponudnik pregleda, če je vse v redu. Preverja predvsem morebitno slabo plačilno zgodovino strank. Na podlagi zbranih informacij se odloči, če bo prevzel tveganje ali ne. Če prevzame, podjetju že precej hitro nakaže večino pričakovanega zneska. Ne pa vsega, saj pride do dokončnega izplačila, ko stranka dejansko plača ponudniku. Ta namreč prevzame področje terjatev nase. Seveda pa mora podjetje za storitev plačati provizijo. Gre za plačilo za opravljeno storitev.

Za podjetje je torej več prednosti tega postopka; ena je izboljšanje finančnega toka, druga pa izogib področju terjatev. To področje namreč nase prevzame ponudnik. Tako se lahko v večji meri posveti osnovni dejavnosti, s katero se ukvarja.

Zakaj so e-računi boljši od klasičnih?

E-računi so večinoma že nadomestili klasične. Odlikujejo jih številne prednosti, zato se za njihovo uporabo odloča čedalje več ljudi. Katere sp torej njihove glavne prednosti?

Prednosti eračunov

Če najprej pogledamo klasičen postopek izdajanja papirnatih računov in jih primerjavo z e-računi. Ko se je izdajalo klasične račune, je bilo treba najprej navesti vse podatke. To so podatki o naslovniku, podatki o pošiljatelju, o storitvi, znesku računa, datumu izdaje in o roku zapadlosti. Pri tem je lahko prišlo do številnih napak oziroma do tega, da se je izpustilo katerega od pomembnih podatkov. Če pa račun kreiramo prek posebnega programa, ki je namenjen izdajanju računov, nam le-ta že sam javi, katere podatke moramo izpolniti. Poleg tega so številni podatki že predpostavljeni; če gre za istega naslovnika ali isti tip storitve, kar nam zelo olajša sam proces.

Za izdajo klasičnega računa je bilo treba uporabiti papir. Poleg tega je bilo treba tak račun dati v ovojnico in ga prek pošte poslati naslovniku. To pomeni, da smo imeli dodatne stroške tako s papirjem kot s poštnimi storitvami. Kljub temu, da so poštne storitve večinoma zanesljive, pa vsi vemo, da se na vsake toliko zgodi, da se kakšna pošiljka izgubi ali zaide na napačen naslov. Poleg tega naslovniku kuverte ne moremo dostaviti v trenutku. Če račun pošljemo v petek, ga bo naslovnik prejel šele v ponedeljek ali torek.

Ko se lotimo posredovanja e-računa, to opravimo prek spletnih kanalov. Najpogosteje ga posredujemo prek elektronske pošte. Lahko pa tudi neposredno prek programa za izstavljanje računov, če ga imamo. Pri tem je posredovanje do naslovnika hipno. Dobi ga že v naslednjem trenutku. Poleg tega s tem načinom nimamo nobenih dodatnih stroškov. Če podjetje izstavlja veliko količino računov, se seveda to pozna. Poleg tega pa je prednost e-računov tudi v tem, da naredimo nekaj dobrega za okolje.

Načinov, kako izstaviti eračun, je sicer precej. Odvisno je od tega, komu tak račun izstavimo ter če pričakujemo gotovinsko ali negotovinsko plačilo.

Zapadle terjatve do strank – kako ravnati z njimi?

Terjatve so področje, s katerim se podjetja nerada ukvarjajo. Sploh, ko gre za zapadle terjatve; ko bi račun do določenega datuma moral biti poravnan, pa še ni, se lahko podjetniki sploh v primeru velikega zneska znajdejo v težavah in pred dilemo, kako ukrepati.

Nekateri to področje raje zaupajo v roke strokovnjakov in to se lahko izkaže kot najboljša varianta iz vidika prihranka na času in živcih. Vseeno pa si marsikatero podjetje tega ne more privoščiti in primorano je samo reševati težave, ko pride do njih.

Kako se lotiti izterjave?

Ko torej stranka še vedno ni plačala, kljub temu, da je rok za plačilo že potekel, govorimo o zapadlih terjatvah. Vsekakor je smiselno čim prej razmisliti, kako bomo do te stranke pristopili, da si bi kar najbolj povečali možnosti, da dobimo znesek, ki nam pripada. Tega se lahko lotimo na različne načine. Bistvena pri tem pa je posotpnost in trud, da ohranimo dobre odnose z njo, če je to le možno.

Tako je v začetnih fazah dovolj, če stranko prijazno opozorimo na dolg. Lahko ji pošljemo kratko sporočilo, v katerem napišemo, kdaj je koristila določene naše storitve oziroma kupila izdelke. Napišemo, za kakšno vrednost nakupa je šlo, kolikšna je bila količina izdelkov, skupna cena in do kdaj je bil določen rok plačila. Predlagamo ji, da znesek poravna v najkrajšem možnem času.

Če odziva ni in sporočilo ni zaleglo, je smiselno stranko poklicati. tako bomo sigurni, da je dobila naše sporočilo. Hkrati pa imamo priložnost, da takoj zaznamo njene reakcije na obvestilo. Damo ji možnost, da obrazloži, zakaj je prišlo do zapadle terjatve. Hkrati lahko pokažemo razumevanje. Obenem pa smo odločni pri tem, da določimo nov termin plačila, ki naj se ga stranka drži. Če tudi pri tem nismo uspešni, se lahko kot dobra rešitev pokaže obisk stranke na domu ali na delovnem mestu.

Kdaj se odločiti za zavarovanje terjatev?

Zavarovanje terjatev je postopek, ki podjetju olajša nadaljnje poslovanje. Gre za metodo, kako lahko podjetje doseže boljšo likvidnost. Sploh startupi se dostikrat lahko srečajo s pomanjkanjem finančnih sredstev. Po drugi strani si še ne morejo privoščiti, da bi vzeli posojilo pri banki, saj večinoma ne izpolnjujejo ustreznih pogojev. Za zavarovanje terjatev se lahko odločite v primeru, če obstajajo terjatve, ki jih imate do svojih strank.

Kako poteka postopek?

Da bi lahko izpeljali postopek zavarovanja terjatev, se morate najprej obrniti na finančnega ponudnika, ki se ukvarja s tem področjem. Preveriti morate pogoje, pod katerimi posluje, da se lahko odločite, če vam ustrezajo. Potem se dogovorite za sestanek. Predložiti morate račune, ki še niso bili poplačani. Ponudnik bo pregledal račune in preveril stranke, s katerimi ste imeli opravke. Nato se bo odločil, če sprejme tveganje in se odloči za poslovanje z vami. Če ja, sledi podpis pogodbe, v kateri se definira vse pogoje in zneske, ki so v igri.

Po sklenitvi pogodbe

Ko pride do sklenitve pogodbe, prejmete 80 % zahtevanega zneska že takoj ali v roku nekaj dni. Tako lahko takoj pokrijete tekoče stroške oziroma nadaljujete brez problemov s tekočim poslovanjem. Tako si povečate likvindost. Ima pa to še eno prednost, saj se vam ni treba več ukvarjati s področjem terjatev. To namreč prepustite v roke strokovnjakom. Tako odpade ena pomembna skrb in se razbremenite. Več časa imate tako za osnovno dejavnost, s katero se ukvarjate.

Ko stranka plača

Vso komunikacijo s stranko prevzame ponudnik. Ko je znesek poravnan, vam nakaže že preostali del. Seveda je znesek ustrezno znižan za višino provizije, ki jo morate pokriti. Tako je zavarovanje terjatev še posebej primerno za novonastala podjetja, ki imajo še toliko več problemov s tem, da še nimajo veliko finančnih sredstev. Po drugi strani pa ne izpolnjujejo pogojev, da bi vzeli posojilo. Tako se podjetje otrese številnih skrbi.

Elektronski računi olajšajo poslovanje

Elektronski račun je zdaj v uporabi že kar nekaj časa in čedalje več ljudi se odloči, da ga bodo izstavili oziroma prejemali na tak način. To je dobra odločitev. Zakaj, vam bomo predstavili v nadaljevanju.

Hitrost

Ena večjih prednosti poslovanja z elektronskimi računi je definitivno hitrost. Tak račun se hitro pripravi, prav tako pa se ga lahko hitro posreduje in prejemnik ga dobi takoj. Če namreč račun pošljemo v klasični obliki po fizični pošti, vemo, kako dolgo lahko traja, da pride na želen naslov. Sploh če so vmes vikendi in prazniki, se lahko postopek precej zavleče. Možno je tudi, da se pošta na poti izgubi. Če posredujemo elektronski račun, pa je to prek elektronske pošte ali katerega drugega spletnega kanala hipno.

Praktičnost

E-računi slovijo tudi po svoji praktičnosti. Sploh če za izstavljanje uporabljamo katerega od računovodskih programov ali pa če imamo oblike e-računov že ponastavljene od prej, se to izkaže kot olajšanje celotnega procesa. Pri tem je manjša možnost, da bi prišlo do kakšne napake. Ne gre pa le za izstavljanje. Tudi shranjevanje elektronskih računov se izkaže kot zelo poenostavljeno. Gre za to, da imamo lahko v primeru fizičnih računov precejšen kaos na mizi. V primeru eračunov pa do tega ne more priti. Shranjevanje takih računov je poenostavljeno, saj jih lahko z enim klikom prestavljamo po želji, jih razdelimo v mape glede datum nastanka oziroma na to, ali so bili že plačani ali ne.

Skrb za okolje

Kot tretja prednost se pokaže skrb za okolje, saj računi v elektronski obliki pomenijo, da ne izvajamo tiskanja. Torej ne produciramo dodatnega papirja. V večji količini to pomeni manjše izsekavanje gozdov, manj obratov v papirni industriji, kar spet posledično pomeni manjše onesnaževanje. Pomislimo na to, koliko papirja in stroškov nastane v porcesu izstavljanja klasičnega računa. Poleg samega papirja, na katerega se račun tiska, je treba poskrbeti tudi za kuverte, znamke, da lahko račun pošljemo naslovniku.

 

Reklamacija računa – kakšen je postopek, če gre za telekomunikacijske storitve?

Pred časom je ena izmed uporabnic storitev mobilne telefonije sporočila, da je imela neprijetno izkušnjo v zvezi s področjem: »reklamacija računa«. Na mesečnem računu je namreč opazila, da so ji zaračunali previsok znesek. Držala se je predpisanega roka reklamacije s področja telekomunikacij in reklamacijo vložila v roku 15 dni od prejetja računa. Kljub temu pa v roku nekaj tednov odgovora na pritožbo s strani ponudnika še ni prejela.

Kakšen je bil odgovor na ta primer s strani Zveze potrošnikov Slovenije?

Zveza potrošnikov navaja, da je postopek pritožbe v primeru reklamacije računa urejen v 142. členu Zakona o elektronskih komunikacijah. Tam je tudi navedeno, da naj bi operater potrošniku odgovoril v roku 15 dni od datuma vloge pritožbe. Če do tega ne pride, potem ima potrošnik pravico postopek nadaljevati prek Agencije za komunikacijska omrežja in storitve RS. Če tega ne naredi, se smatra, da je od pritožbe odstopil.

Postopek se torej nadaljuje prek Agencije za komunikacijska omrežja in storitve RS. Ta najprej preveri, če vloga vsebuje vse potrebne komponente in če je posredovana pravočasno. Agencija nato teži k temu, da bi stranki sami dosegli dogovor v zvezi s sporom. Če to doseže, potem je postopek ustavljen. Če pa to ni mogoče, začne Agencija ugotavljati dejansko stanje. Pri tem izvaja dokaze in poskrbi za ustno obravnavo primera. Če do razrešitve spora še vedno ne pride, potem Agencija sama presodi primer in izda odločbo. Ko je odločba izdana, je ta dokončna in izvršljiva. Če se katera od strani (ponudnik telekomunikacijskih storitev ali porabnih le-teh) ne strinja z njeno vsebino, potem ima pravico do vložitve pritožbe na upravnem sodišču. V nadaljevanju postopek poteka skladno s pravili na tem področju.

Reklamacija računa je sicer za vsako področje predpisana z drugimi pravili, zato se je treba, preden so jo izvede, pozanimati, kaj velja v vašem konkretnem primeru. Zelo pomembno je, da se držite predpisanih rokov, sicer si za vas ugodne razrešitve problema ne morete obetati.

Vir:zurnal24.si

Eblagajna predstavlja elektronski način izstavljanja računov

Davčna blagajna ali eblagajna predstavlja sistem izdajanja računov, ki se ga poslužuje večina zavezancev, ki za določeno storitev ali izdelek, ki jo/ga ponudijo strankam, pričakujejo gotovinsko izplačilo. Gotovinsko plačilo je plačilo z bankovci, kovanci, s plačilno kartico ali s čekom. Gre torej za vse načine plačila, pri katerih ne gre za nakazilo direktno na TRR prejemnika.

Eblagajna je mehanizem, ki omogoča, da se podatki o računih, ki se izdajo na tak način, avtomatsko posredujejo na Finančno upravo Republike Slovenije. To omogoča Finančni upravi, da ima nadzor nad tem področjem. To je tudi bistvo vsega skupaj, saj se sproti preverja, če mogoče pride do kakšnih nepravilnosti.

Kako do eblagajne?

Eblagajna je uporabnikom na voljo na različne načine. Lahko si jo omislijo kot poseben sklop naprav, ki je sestavljen iz davčne blagajne, posebnega tiskalnika za račune in predalčka, ki je namenjen shranjevanju denarja. Lahko pa si uporabnik program eblagajna naloži kar na računalnik, pri čemer dokupi le še tiskalnik, ki je prilagojen tiskanju računov in poskrbi za ustrezen zaščiten prostor, namenjen shranjevanju denarja.

Delovanje eblagajne

Uporaba eblagajne je preprosta. Uporabnik hitro osvoji princip njenega delovanja. Pred prvo uporabo je treba urediti nekaj zadev. Uporabnik si mora priskrbeti digitalno potrdilo, ki mu služi za elektronsko podpisovanje računov. Treba je registrirati poslovni prostor, kjer bo potekalo izdajanje računov, ter zavezanca, ki bo račune izstavljal.

Ko smo uredili osnovne stvari za vstop v program, moramo samo slediti navodilom in izpolniti polja, ki se nam prikažejo, in uspešno bomo izstavili račun. Treba je vpisati podatke o storitvi, ki se bo izvedla, oziroma o produktih, ki jih nameravamo dobaviti. Navesti moramo čas opravljanja storitve oziroma dobave blaga, rok zapadlosti računa itd.

Kaj pa vezana knjiga računov?

Kljub temu, da je uporaba eblagajne enostavna, pa se še vedno tretjina zavezancev poslužuje uporabe vezane knjige računov. Kljub temu, da to pomeni, da se račune izstavlja v fizični obliki, pa zavezancu poročanje o izstavljenih računih ni prihranjeno, saj mora le-to izvesti do 10. dne v mesecu za pretekli mesec.