Potni nalogi so pomembne listine

Potni nalogi so pomembno področje vsakega podjetja. Hkrati predstavljajo delovni nalog in računovodsko listino. Delovni nalog je iz tega vidika, saj evidentira odsotnost z delovnega mesta, knjigovodska listina pa je v tem oziru, ker služi za obračun in izplačilo potnih stroškov. Pomembno je, da vsako podjetje sproti beleži tovrstne podatke in le ne ob koncu leta, kot delajo nekateri. Posledice nedoslednosti na tem področju namreč niso tako zanemarljive in nedolžne. Potni nalogi oziroma nepravilnosti na tem področju so lahko razlog za številne kazni s strani inšpekcije.

Do povračila potnih stroškov so upravičeni redno ali pogodbeno zaposleni v podjetju ter tisti, ki imajo s podjetjem sklenjeno poslovodno pogodbo. Upravičenci so lahko tudi zavezanci zasebniki in samostojni podjetniki.

Oblika potnih nalogov

Kljub temu, da potni nalogi kot njihova oblika niso točno določeni, pa se večina večjih podjetij odloča, da sprejme na tem področju interni pravilnik in določi svoja pravila, na kakšen način naj bi bili potni nalogi sestavljeni. Na tak način so pravila in postopki na tem področju striktno opredeljeni.

Smiselno jih je evidentirati tudi v primeru, ko stroški ne nastanejo

Nekateri potni naloge pišejo le, če v času službene poti nastanejo stroški, vendar pa bi bilo smotrno, če bi se jih pisalo vedno, kadar se iz tega razloga pojavi odsotnost z delovnega mesta. Oseba, ki je na službeni poti, je namreč izpostavljena raznim rizikom (kot je npr. možnost prometne nesreče). V teh primerih je potem treba dokazovati upravičenost poti. Kljub temu, da lahko v času službene poti stroški ne nastanejo, lahko potni nalogi predstavljajo osnovo za dokazilo in pravilno knjiženje ostalih stroškov. Treba je vedeti, da se povračilo potnih stroškov pri zaposlenih in poslovodnih osebah ne šteje v davčno osnovo, pri pogodbenih delavcih pa se.

Slovenski računovodski standardni le okvirno predpisujejo obliko in vsebino potnih nalogov. Obrazce se da dobiti tudi na internetu, vendar pa niso vsi verodostojni. Priporočljivo je, da potne naloge evidentirate v elektronski obliki, saj je tam možno šifriranje, združevanje in avtomatski izračun, kar lahko na tem področju zelo olajša evidentiranje.

Praviloma se potne naloge napiše še pred odhodom na pot, podpiše pa jih nalogodajalec.

Vir: mladipodjetnik.si

Računovodje imajo dobre možnosti, da postanejo uspešni podjetniki

Čedalje več ljudi, ki so po izobrazbi računovodje, se odloča za podjetniško pot. Na svoji poslovni poti so pogosto tudi uspešni. Predstavljamo vam nekaj razlogov, zakaj je temu tako.

Veščine, ki jim pomagajo v podjetništvu

V današnjem ekonomskem svetu sama podjetniška ideja ni dovolj. Da bi bil podjetnik uspešen na svoji poti, so mu v veliko pomoč lahko nekatere veščine; dobre komunikacijske sposobnosti, sposobnosti timskega dela, upravljanje s časom, logično razmišljanje itd. Dobrodošla so tudi znanja z naslednjih področij: management tveganja, nove IT tehnologije in socialna omrežja. Računovodje imajo bogat nabor znanj, ki jim lahko pomagajo v podjetništvu.

Vsak podjetnik potrebuje računovodjo

Če podjetnik nima znanja s področja računovodstva, se lahko hitro ujame v zanke. Tako lahko npr. na finančnem področju sprejme preveliko tveganje. Znanje s področja financ lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja in pametnim odločitvam tekom poslovanja. Računovodje razumejo razlike med nekaterimi pomembnimi pojmi kot so dobiček, denarni tok, prilivi, prihodki itd.

Razumejo mehanizem poslovanja

Računovodje imajo dober vpogled v poslovanje podjetja. Na tak način lažje sprejemajo poslovne odločitve, te pa so posledično tudi kakovostne. Znajo vključiti določena tveganja in izbrati možnost z največjimi prihodki. Znajo vleči take poteze, ki ohranjajo stabilnost poslovanja. Vse to so lahko pomembni faktorji, ki odločajo o tem, ali bo podjetje na dolgi rok uspelo ali propadlo.

Vedo, kako ustvariti največ iz razpoložljivih virov

Računovodje znajo najti način, kako narediti največ s čim manj viri. Na začetku poslovanja večina podjetnikov nima veliko finančnih virov, zato je znati najbolj optimalno upravljati s tistim, kar imajo, zelo pomembno. Računovodje znajo narediti ustrezno finančno strategijo. S pametnimi potezami na področju financ podjetnikom s tovrstnim znanjem ostane več energije za to, da se posvetijo sami dejavnosti.

Investitorji jim lažje zaupajo

Potrebujete investitorje? Če imate računovodsko znanje, vam bodo ljudje lažje zaupali finance, ker bodo vedli, da znate ravnati z njimi. Zaupali vam bodo, da boste vlekli pametne poteze in da boste ravnali v najboljši dobrobit posla. Zato jih boste hitreje pridobili na svojo stran.

Vir: morganintl.com

Vodenje računovodstva je po večini izjemno kvalitetno

Naš narod je dokaj ambiciozen narod, zato je med nami veliko podjetnikov ter tudi takih, ki sicer imajo redno službo, v popoldanskem času pa imajo še svoj lasten s. p. Kakorkoli že, vsak od omenjenih potrebuje tudi pravo, torej kvalitetno vodenje računovodstva.

Cena je odvisna od marsičesa

Računovodsko vodenje nam ponuja celovite računovodske storitve, tako za samostojne podjetnike, gospodarske družbe ter društva, njihove zveze in tudi zavode. Osnova za izračun cene je seveda v prvi vrsti obseg dela. Ta se meri po številu dokumentov ter tudi s številom in vrsto posameznih obračunov. Število dokumentov določimo tako, da seštejemo prejete in izdane račune, bančne izpiske ter število potnih nalogov. Pod obračune pa računovodstvo šteje obračune plač in tudi drugih osebnih prejemkov, prispevki zasebnika, obračuni najemnin in podobno.

Kaj vse je vključeno v ceno za vodenje računovodstva?

V ceno je ponavadi vključeno knjiženje v glavno knjigo in saldakonte, izdelava in tudi oddaja zaključnih poročil, računovodsko-davčno svetovanje, obveščanje o računovodsko davčnih novostih. To so osnovne dejavnosti, ki jih posamezno računovodstvo za nas opravi čez mesec. Seveda se lahko dogovorimo še za druge naloge, ki jih moramo potem seveda še dodatno plačati.

Vodenje računovodstva naj bo res profesionalno

Ko se torej lotimo podjetništva in z njim tudi vsega, kar sodi zraven, moramo poskrbeti, da imamo ob sebi ljudi, ki so strokovni, profesionalni, taki, ki imajo izkušnje in so z nami tudi korektni. Tudi ko najamemo računovodjo in z njim vodenje računovodstva, moramo poskrbeti, da bomo imeli pravega. Takega, ki za nas ne bo samo opravljal dela, ampak nas bo tudi ves čas opozarjal na novosti ali pa prioritete, ki jih lahko imamo kot podjetniki. Na naših tleh je veliko računovodskih hiš, ki ima zaposlene le najboljše računovodje, zato se ne smemo bati, da bi bilo vodenje računovodstva slabo.

Poslovni račun ima veliko število prednosti

Če se ukvarjamo s poslom oziroma imamo lastno podjetje, potem se slej ko prej srečamo tudi s pojmom poslovni račun.

Kaj je poslovni račun?

Poslovni račun je račun, ki nam odpira vrata do bogate ponudbe produktov in hkrati tudi storitev, in sicer z uporabo najsodobnejše tehnologije. S tem je upravljanje z našimi financami še bolj enostavno, varno in pa tudi pregledno.

Poslovni račun ves čas torej spremljajo številne prednosti, med katerimi naj jih omenimo le nekaj. Na prvem mestu je tako širok nabor bančnih storitev po meri, ki si jo želi predvsem stranka; sledijo brezplačna nadomestila za domače in pa tudi za čezmejne prilive; široka mreža poslovalnic in tudi korespondenčnih bank in nenazadnje, kar je v današnjem času več kot le pomembno: osebni pristop in tudi svetovanje, ki je povsem brezplačno.

Glavne značilnosti poslovnega računa pa so: poslovanje v domači in tudi v tujih valutah; brezplačne poslovne kartice; klasično opravljanje bančnih poslov in tudi elektronsko poslovanje; možnost odprtja več poslovnih računov; enaka višina nadomestil za domače in tudi za čezmejne plačilne transakcije; poslovanje z gotovino v okviru limita na računu …

In nenazadnje se vprašamo, komu je poslovni račun namenjen?

Namenjen je pravnim osebam, ki ga potrebujejo za izvajanje plačilnega prometa v skladu s potrebami današnjih gospodarskih trgov in tudi gibanj.

Če se torej zanimamo za odprtje poslovnega računa, potem se je pred tem dobro poučiti o njem, si prebrati njegove prednosti in ugotoviti, ali so to tudi prednosti za nas. Ko ugotovimo, da ima poslovni račun res veliko število prednosti, moramo dobro premisliti, pri kateri banki ga bomo odprli. Najbolje se je pozanimati pri naših znancih, ki že uporabljajo tovrstno storitev ali pa povprašati strokovnjake, ki stalno prežijo na delovanje in tudi na kvaliteto posameznih bank. Tudi na spletu so dandanes podana dokaj objektivna mnenja, katera banka je najboljša.

Načini izstavljanja računov za podjetnike

Če se odločite za podjetniško pot, to pomeni, da boste s svojo dejavnostjo ustvarjali določene storitve ali proizvode, ki jih bodo kupovale vaše stranke. Pri tem boste morali vsakič izdati račun, ki bo opremljen z informacijami o izdajatelju, vrsti in količini storitve oziroma blaga, datumu izdaje, datumu zapadlosti računa, znesku itd. Obstajata dve vrsti računov; račun, za plačilo katerega pričakujete gotovinsko plačilo, in račun, ki ne bo poravnan na gotovinski način, ampak bo šlo za direktno nakazilo na TRR prejemnika.

Izstavljanje računov pri gotovinskem plačilu

Če nameravate izdajati račune, ki bodo plačani neposredno z bankovci, kovanci, čeki ali plačilno kartico, je obvezen sistem davčnih blagajn. Podjetja, ki izdajo le majhno število računov na mesec, se pogosto poslužujejo uporabe vezane knjige računov. Pri tem gre za sklop obrazcev, ki jih ročno izpolnete in izdate kot račun. Vezano knjigo računov lahko kupite v knjigarni, pred uporabo pa jo morate potrditi pri Finančni upravi.  Druga možnost je uporaba davčne blagajne (lahko gre za aplikacijo na računalniku ali mobilni napravi, lahko pa za samostojno napravo, ki jo kupite). Pri uporabi davčnih blagajn se podatki o računih avtomatsko posredujejo FURS-u, pri vezani knjigi računov pa je treba podatke o izdanih računih v določenem roku vnesti v predpisan program, ki jih nato dostavi na FURS.

Izstavljanje računov v primeru negotovinskega plačila

V primeru, če pričakujete za storitev oziroma dobavljeno blago neposredno nakazilo na vaš TRR, potem imate na razpolago več možnosti. Če je prejemnik računa proračunski uporabnik, morate račun nujno izdati preko sistema UJP e-računov, kjer enostavno izpolnite vnaprej določen obrazec. Če pa račun izdate drugemu podjetju ali fizični osebi, lahko to izvedete kar s pomočjo Excela ali Worda. Na voljo pa so tudi posebni programi, ki vam olajšajo tovrstno izdajanje računov, saj so nekateri podatki že fiksno nastavljeni (podatki o izdajatelju, podjetju, vrsti storitev itd.), spreminjate le tiste podatke, ki se razlikujejo od primera do primera (datum izdaje, naslovnik, količina opravljenih storitev itd.). Na tak način se izognete možnosti napakam in nepravilno prepisanim podatkom.

V primeru elektronskega izdajanja računov, morate pred izdajo prvega računa pridobiti tudi digitalno potrdilo, ki vam služi za elektronsko podpisovanje. Pazite tudi, da boste vse račune skrbno hranili do roka, ki je predpisan za to, sicer vas lahko doleti kazen.

Uporaba FURS mobilne mini blagajne

Za podjetja, ki za svoje storitve prejemajo gotovinsko plačilo (bankovci, kovanci, čeki, nakazilo preko plačilne kartice), je obvezna uporaba vezane knjige računov, elektronske naprave za izdajanje računov ali aplikacije za računalnike. Možna pa je tudi uporaba FURS mobilne mini blagajne; to je aplikacija, ki se jo prenese na mobilni telefon ali tablico.

Za kaj gre?

FURS mobilna mini blagajna je aplikacija, ki omogoča izdajanje gotovinskih računov na POS telefonih z uporabo Android tablice ali Android pametnega telefona. Za delovanje aplikacije je obvezna stalna povezava z internetom, drugače izdaja računov ni mogoča. Omogočena je tudi hkratna uporaba več mobilnih Android tablic in / ali pametnih telefonov.

Kaj potrebujete za njeno delovanje?

Za delovanje FURS mini blagajne potrebujete mobilni telefon ali tablico z operacijskim sistemom Android različice vsaj 4.1.x Jelly Bean ali višje. Zagotoviti je treba tudi napravo za tiskanje računov; to je možno s POS tiskalnikom na dva načina:

  • brezžična povezava preko bluetootha s prenosnim tiskalnikom proizvajalca Rongta tip RPP-002 BT / s prenosnim tiskalnikom proizvajalca Ocom tip OCOM OCPP-M05 ali
  • povezava preko kabla in USB vhoda z zmogljivejšim namiznim tiskalnikom proizvajalca Epson tip EPSON TM-T20II.

Poleg mobilnega telefona oziroma tablice in tiskalnika za namestitev aplikacije potrebujete še veljavno namensko digitalno potrdilo, vezano na poslovni subjekt, za katerega želite izdajati račune.

Namestitev aplikacije

FURS mobilno mini blagajno naložite v obliki aplikacije iz Trgovine Play. V iskalnik vpišite »Finančna uprava Republike Slovenije«, izberite ustrezno aplikacijo in jo naložite na svojo mobilno napravo.

Takoj, ko odprete aplikacijo, vam ta javi, da je treba uvoziti še namensko digitalno potrdilo, ki služi podpisovanju elektronskih računov.  Na napravo prenesete digitalno potrdilo v direktorij »prenosi« in na tak način shranite na napravo. Ko se nahajate v aplikaciji, kliknete gumb »prijavi digitalno potrdilo« in digitalno potrdilo izberete med »prenosi«. Po izbiri vnesete še ustrezno geslo. Nato se aplikacija aktivira.

Zadnji koraki

Pred prvo uporabo FURS mini blagajne je treba registrirati vsaj en poslovni prostor, eno elektronsko napravo, enega operaterja in vpisati podatke o izdajatelju. Ko zaključite z vnosom podatkov, lahko začnete uporabljati aplikacijo.

Postopek izdaje hitrega računa je naslednji: V meniju izberete povezavo »izdaj račun«. Prikaže se seznam izdanih računov. Izbrati je potrebno še štiri parametre v glavi seznama in sicer tip računa, poslovni prostor, elektronsko napravo in operaterja.

 

Vir: FURS

E račun je praktičen, ali pa tudi ne

Ste kdaj pomislili na to, koliko računov prejmete na teden, mesec ali leto? Res je, nabere se kar dosti “papirja”, zato klasični računi marsikomu niso pri srcu. Vse več podjetij se odloča, da bo svojim strankam kot možnost ponudilo tudi e račun. Na takšen način lahko precej prihranijo, saj si znižajo stroške za tisk računov, prav tako pa za njihovo pošiljanje. Nekaterim elektronska oblika prejetih računov ustreza, spet drugim pa ne, imajo raje “otipljivo” klasiko, kot da bi uporabljali spletni program za knjigovodstvo.

Kdaj velja izbrati e račun?

Za fizične osebe oziroma gospodinjstva je e račun lahko izjemno praktičen, če svoje obveznosti plačujejo preko trajnega bančnega naloga ali preko elektronske banke. V prvem primeru je za plačilo poskrbljeno avtomatično in je prejem računa potreben zgolj zato, da uporabnik preveri, kakšni so njegovi stroški in kako so nastali. V drugem primeru pa je uporaba praktična, ker se lahko e račun enostavno uvozi v elektronsko banko oz. program za knjigovodstvo. To pomeni, da vam ni več potrebno vtipkati zneska, sklica in tako naprej – enostavno se uvozi e račun in dela praktično nimate.

Komu e račun ne ustreza?

Predvsem si e računov ne želijo tisti, ki račune plačujejo v klasični obliki, torej na okencu pošte ali banke, morda v supermarketu. Enako nepriljubljen je e račun pri tistih, ki splet malo uporabljajo, arhiv računov pa so si vajeni delati v fizični obliki – govorimo torej predvsem o starejših. E račun pa tudi pri vseh mlajših ni vedno dobrodošel, kajti pri tistih, ki splet zelo veliko uporabljajo za delo, se pogosto pojavi želja, da v svoj nabiralnik ne prejemajo še računov – precej hitro se namreč lahko spregledajo, in zaradi tega pride do zamude plačila, to pa lahko pomeni tudi izključitev posamezne storitve, na primer mobilnega telefona. Če niste dosledni pri e-pošti in se vam zdi, da bi e račun lahko spregledali, potem se raje držite papirnate oblike, pa ne bo nobenih težav.

Mini blagajna omogoča enostavno in legalno davčno potrjevanje izdanih računov

Ob uvedbi poskusnega obdobja uporabe davčnih blagajn se je hitro pojavilo tudi negodovanje poslovnežev, ki se niso želeli soočati z napovedanimi spremembami. Ker so novosti zahtevale kar nekaj prilagoditev, so zahtevale vsaj nekaj dela in tudi določen finančni vložek za tiste, ki niso bilo pripravljeni na poslovanje na ta način. Posebej so negodovali manj zahtevni poslovneži, ki se le redko soočajo z izdajanjem računov – tem pa so namenjene mini blagajne, odličen kompromis med obveznim davčnim potrjevanjem računov in nemotenim potekom dela po starem sistemu.

Mini blagajna je aplikacija, ki omogoča enostavno in legalno davčno potrjevanje izdanih računov, ne da bi morali pri tem celotno poslovanje prilagoditi zahtevam, ki jih prinaša običajna davčna blagajna. Gre za aplikacijo, ki je brezplačna za uporabo in neodvisna od strojne opreme, tako da pride v poštev tudi tam, kjer zaradi nedosegljivosti električnega ali internetnega omrežja ni mogoče uporabljati davčnih blagajn.

Seveda pa tudi mini blagajne prinašajo določene zahteve. Ker se računi ne potrjujejo sproti, jih je lažje in hitreje izdajati, a jih je treba davčno potrditi kasneje. Z uporabo mini blagajne je treba izdane račune potrditi pri Finančni upravi najkasneje v desetih dneh po datumu izdaje računa. Veljajo tudi določena pravila, ki jih poznajo uporabniki davčnih blagajn – v istem poslovnem prostoru se ne sme uporabljati različnih načinov izdaje računov, treba je poskrbeti za ustrezna obvestila, za delovanje aplikacije je potrebno namensko digitalno potrdilo …

Kljub temu, da mini blagajne zahtevajo nekaj prilagoditev, pa je še vedno optimalna opcija za manj zahtevne poslovneže, predvsem tiste, ki redko poslujejo z gotovino in se torej le redko soočajo z davčnim potrjevanjem računov. Vsekakor gre za eno izmed možnosti, ki jih je vredno preučiti pred začetkom poslovanja – morda je prav mini blagajna najboljša rešitev za vaše poslovanje!

E računi so praktični!

Koliko časa vam v podjetju vzame priprava računov? Ne le, da jih je potrebno pripraviti, potrebno jih je tudi natisniti, podpisati, vstaviti v kuverto, poslati. Če imate veliko strank, pomeni to veliko časa in dela, prav tako pa tudi velike stroške s pisarniškim materialom in poštnino. Bi si radi olajšali poslovanje? Potem so odlična rešitev prav eračuni, ki so odličen primer tega, kako si lahko pomagamo s pomočjo sodobnih tehnologij.

Najprej so se modernizirali proračunski uporabniki

Ker omogočajo eračuni enostavnejše poslovanje in zagotavljajo tudi večjo preglednost, s tem pa tudi izboljšan nadzor, se je njihova uporaba že pred leti predpisala za vse, ki sodelujejo s proračunskimi uporabniki – na primer za dobavitelje šolam in vrtcem, javnim zavodom, uradom ter na splošno vsej javni upravi. Ker elektronsko poslovanje oziroma e banko uporablja danes večina podjetij, pa so eračuni še kako praktični za vse pravne osebe. Najbolj pri njih »zaostajajo za časom« fizične osebe, pri katerih je še vedno pogosteje, da želijo prejemati račune v fizični obliki, vendar se tudi tu pričakuje, da bo iz leta v leto več tistih, ki želijo račune v digitalni obliki. E računi namreč poskrbijo za enostavno plačevanje in preglednost, kadar uporabljamo spletno banko.

Kaj prinašajo eračuni za podjetja?

Kadar izstavite eračun, lahko tega posredujete svojim kupcem ali naročnikom preko elektronske pošte ali tudi neposredno v njihovo e banko. To pomeni, da si prihranite delo in čas, prav tako pa zmanjšate tudi stroške svojega poslovanja. Nemudoma ste obveščeni tudi o tem, ali je naslovnik račun prejel ali ne. Ker so eračuni v primerni digitalni obliki, lahko poskrbite tudi za njihovo e arhiviranje ter istočasno poenostavit eračunovodstvo.

Kaj pa, kadar prejmete eračun? Ker je račun standardiziran, ga lahko enostavno uvozite v spletno banko (ali ga že prejmete vanjo), torej vam ga ni potrebno ročno vnašati, prav tako pa je enostaven izvoz v računovodski program. To pomeni, da sta boljša preglednost in manj dela zagotovljena tudi prejemniku.

Predpisi o vezani knjigi računov

Podjetniki, ki se šele srečujejo z opravili, kot je izdajanje računov, bodo gotovo vsaj malo zbegani od številnih predpisov, ki urejajo to in sorodna področja. Nemalo je vprašanj in dvoumnosti, pa tudi odločitev in izbir ne manjka. Seveda pa se lahko podjetnik na to vsaj malo pripravi, in sicer tako, da se pravočasno informira o vseh zahtevah in priporočilih v zvezi z računi in plačevanjem. Najbolj elegantna rešitev je sicer kakovosten računovodski servis, kjer bodo prevzeli del nujnih opravil ali pa vsaj znali svetovati v primeru nejasnosti. Nekaj takšnih nejasnosti se vrti okoli knjige vezanih računov – ali jo je treba obvezno uporabljati, komu in kdaj pride v poštev knjiga vezanih računov, kje jo lahko dobim …

Predpisi o vezani knjigi računov

Predpise v zvezi s knjigo vezanih računov določa Zakon o davčnem postopku, ki odgovarja na večino s tem povezanih vprašanj. Določa na primer, kdo mora izdajati račune iz vezane knjige računov – vsi zavezanci za davek, ki se pri gotovinskem poslovanju ne poslužujejo računalniških programov oziroma elektronskih naprav. Velja torej le za tiste zavezance, ki poslujejo z gotovino, torej z bankovci in kovanci, plačilnimi in kreditnimi karticami, čeki in podobno. Med temi zavezanci bodo vezano knjigo računov potrebovali tisti, ki za izdajanje računov ne uporabljajo elektronskih naprav, kar spet izključuje znatno število podjetnikov, ki poslujejo preko računalnikov. A pozor, knjigo morajo uporabljati tudi uporabniki elektronskih naprav, če pri teh pride do okvar in nedelovanja.

Kje se kupi knjiga vezanih računov?

Knjiga vezanih računov je na voljo v knjigarnah, kjer se dobi fizična knjiga, kar pa še ni dovolj za veljavnost računov. Vsako knjigo je treba pred izdajo prvega računa potrditi, kar se stori pri finančni upravi na različne načine – z osebnim obiskom, po pošti ali preko spleta. V vsakem primeru pa mora biti knjiga potrjena še preden se začne uporabljati.