Načini izstavljanja računov za podjetnike

Če se odločite za podjetniško pot, to pomeni, da boste s svojo dejavnostjo ustvarjali določene storitve ali proizvode, ki jih bodo kupovale vaše stranke. Pri tem boste morali vsakič izdati račun, ki bo opremljen z informacijami o izdajatelju, vrsti in količini storitve oziroma blaga, datumu izdaje, datumu zapadlosti računa, znesku itd. Obstajata dve vrsti računov; račun, za plačilo katerega pričakujete gotovinsko plačilo, in račun, ki ne bo poravnan na gotovinski način, ampak bo šlo za direktno nakazilo na TRR prejemnika.

Izstavljanje računov pri gotovinskem plačilu

Če nameravate izdajati račune, ki bodo plačani neposredno z bankovci, kovanci, čeki ali plačilno kartico, je obvezen sistem davčnih blagajn. Podjetja, ki izdajo le majhno število računov na mesec, se pogosto poslužujejo uporabe vezane knjige računov. Pri tem gre za sklop obrazcev, ki jih ročno izpolnete in izdate kot račun. Vezano knjigo računov lahko kupite v knjigarni, pred uporabo pa jo morate potrditi pri Finančni upravi.  Druga možnost je uporaba davčne blagajne (lahko gre za aplikacijo na računalniku ali mobilni napravi, lahko pa za samostojno napravo, ki jo kupite). Pri uporabi davčnih blagajn se podatki o računih avtomatsko posredujejo FURS-u, pri vezani knjigi računov pa je treba podatke o izdanih računih v določenem roku vnesti v predpisan program, ki jih nato dostavi na FURS.

Izstavljanje računov v primeru negotovinskega plačila

V primeru, če pričakujete za storitev oziroma dobavljeno blago neposredno nakazilo na vaš TRR, potem imate na razpolago več možnosti. Če je prejemnik računa proračunski uporabnik, morate račun nujno izdati preko sistema UJP e-računov, kjer enostavno izpolnite vnaprej določen obrazec. Če pa račun izdate drugemu podjetju ali fizični osebi, lahko to izvedete kar s pomočjo Excela ali Worda. Na voljo pa so tudi posebni programi, ki vam olajšajo tovrstno izdajanje računov, saj so nekateri podatki že fiksno nastavljeni (podatki o izdajatelju, podjetju, vrsti storitev itd.), spreminjate le tiste podatke, ki se razlikujejo od primera do primera (datum izdaje, naslovnik, količina opravljenih storitev itd.). Na tak način se izognete možnosti napakam in nepravilno prepisanim podatkom.

V primeru elektronskega izdajanja računov, morate pred izdajo prvega računa pridobiti tudi digitalno potrdilo, ki vam služi za elektronsko podpisovanje. Pazite tudi, da boste vse račune skrbno hranili do roka, ki je predpisan za to, sicer vas lahko doleti kazen.

Uporaba FURS mobilne mini blagajne

Za podjetja, ki za svoje storitve prejemajo gotovinsko plačilo (bankovci, kovanci, čeki, nakazilo preko plačilne kartice), je obvezna uporaba vezane knjige računov, elektronske naprave za izdajanje računov ali aplikacije za računalnike. Možna pa je tudi uporaba FURS mobilne mini blagajne; to je aplikacija, ki se jo prenese na mobilni telefon ali tablico.

Za kaj gre?

FURS mobilna mini blagajna je aplikacija, ki omogoča izdajanje gotovinskih računov na POS telefonih z uporabo Android tablice ali Android pametnega telefona. Za delovanje aplikacije je obvezna stalna povezava z internetom, drugače izdaja računov ni mogoča. Omogočena je tudi hkratna uporaba več mobilnih Android tablic in / ali pametnih telefonov.

Kaj potrebujete za njeno delovanje?

Za delovanje FURS mini blagajne potrebujete mobilni telefon ali tablico z operacijskim sistemom Android različice vsaj 4.1.x Jelly Bean ali višje. Zagotoviti je treba tudi napravo za tiskanje računov; to je možno s POS tiskalnikom na dva načina:

  • brezžična povezava preko bluetootha s prenosnim tiskalnikom proizvajalca Rongta tip RPP-002 BT / s prenosnim tiskalnikom proizvajalca Ocom tip OCOM OCPP-M05 ali
  • povezava preko kabla in USB vhoda z zmogljivejšim namiznim tiskalnikom proizvajalca Epson tip EPSON TM-T20II.

Poleg mobilnega telefona oziroma tablice in tiskalnika za namestitev aplikacije potrebujete še veljavno namensko digitalno potrdilo, vezano na poslovni subjekt, za katerega želite izdajati račune.

Namestitev aplikacije

FURS mobilno mini blagajno naložite v obliki aplikacije iz Trgovine Play. V iskalnik vpišite »Finančna uprava Republike Slovenije«, izberite ustrezno aplikacijo in jo naložite na svojo mobilno napravo.

Takoj, ko odprete aplikacijo, vam ta javi, da je treba uvoziti še namensko digitalno potrdilo, ki služi podpisovanju elektronskih računov.  Na napravo prenesete digitalno potrdilo v direktorij »prenosi« in na tak način shranite na napravo. Ko se nahajate v aplikaciji, kliknete gumb »prijavi digitalno potrdilo« in digitalno potrdilo izberete med »prenosi«. Po izbiri vnesete še ustrezno geslo. Nato se aplikacija aktivira.

Zadnji koraki

Pred prvo uporabo FURS mini blagajne je treba registrirati vsaj en poslovni prostor, eno elektronsko napravo, enega operaterja in vpisati podatke o izdajatelju. Ko zaključite z vnosom podatkov, lahko začnete uporabljati aplikacijo.

Postopek izdaje hitrega računa je naslednji: V meniju izberete povezavo »izdaj račun«. Prikaže se seznam izdanih računov. Izbrati je potrebno še štiri parametre v glavi seznama in sicer tip računa, poslovni prostor, elektronsko napravo in operaterja.

 

Vir: FURS

E račun je praktičen, ali pa tudi ne

Ste kdaj pomislili na to, koliko računov prejmete na teden, mesec ali leto? Res je, nabere se kar dosti “papirja”, zato klasični računi marsikomu niso pri srcu. Vse več podjetij se odloča, da bo svojim strankam kot možnost ponudilo tudi e račun. Na takšen način lahko precej prihranijo, saj si znižajo stroške za tisk računov, prav tako pa za njihovo pošiljanje. Nekaterim elektronska oblika prejetih računov ustreza, spet drugim pa ne, imajo raje “otipljivo” klasiko, kot da bi uporabljali spletni program za knjigovodstvo.

Kdaj velja izbrati e račun?

Za fizične osebe oziroma gospodinjstva je e račun lahko izjemno praktičen, če svoje obveznosti plačujejo preko trajnega bančnega naloga ali preko elektronske banke. V prvem primeru je za plačilo poskrbljeno avtomatično in je prejem računa potreben zgolj zato, da uporabnik preveri, kakšni so njegovi stroški in kako so nastali. V drugem primeru pa je uporaba praktična, ker se lahko e račun enostavno uvozi v elektronsko banko oz. program za knjigovodstvo. To pomeni, da vam ni več potrebno vtipkati zneska, sklica in tako naprej – enostavno se uvozi e račun in dela praktično nimate.

Komu e račun ne ustreza?

Predvsem si e računov ne želijo tisti, ki račune plačujejo v klasični obliki, torej na okencu pošte ali banke, morda v supermarketu. Enako nepriljubljen je e račun pri tistih, ki splet malo uporabljajo, arhiv računov pa so si vajeni delati v fizični obliki – govorimo torej predvsem o starejših. E račun pa tudi pri vseh mlajših ni vedno dobrodošel, kajti pri tistih, ki splet zelo veliko uporabljajo za delo, se pogosto pojavi želja, da v svoj nabiralnik ne prejemajo še računov – precej hitro se namreč lahko spregledajo, in zaradi tega pride do zamude plačila, to pa lahko pomeni tudi izključitev posamezne storitve, na primer mobilnega telefona. Če niste dosledni pri e-pošti in se vam zdi, da bi e račun lahko spregledali, potem se raje držite papirnate oblike, pa ne bo nobenih težav.

Mini blagajna omogoča enostavno in legalno davčno potrjevanje izdanih računov

Ob uvedbi poskusnega obdobja uporabe davčnih blagajn se je hitro pojavilo tudi negodovanje poslovnežev, ki se niso želeli soočati z napovedanimi spremembami. Ker so novosti zahtevale kar nekaj prilagoditev, so zahtevale vsaj nekaj dela in tudi določen finančni vložek za tiste, ki niso bilo pripravljeni na poslovanje na ta način. Posebej so negodovali manj zahtevni poslovneži, ki se le redko soočajo z izdajanjem računov – tem pa so namenjene mini blagajne, odličen kompromis med obveznim davčnim potrjevanjem računov in nemotenim potekom dela po starem sistemu.

Mini blagajna je aplikacija, ki omogoča enostavno in legalno davčno potrjevanje izdanih računov, ne da bi morali pri tem celotno poslovanje prilagoditi zahtevam, ki jih prinaša običajna davčna blagajna. Gre za aplikacijo, ki je brezplačna za uporabo in neodvisna od strojne opreme, tako da pride v poštev tudi tam, kjer zaradi nedosegljivosti električnega ali internetnega omrežja ni mogoče uporabljati davčnih blagajn.

Seveda pa tudi mini blagajne prinašajo določene zahteve. Ker se računi ne potrjujejo sproti, jih je lažje in hitreje izdajati, a jih je treba davčno potrditi kasneje. Z uporabo mini blagajne je treba izdane račune potrditi pri Finančni upravi najkasneje v desetih dneh po datumu izdaje računa. Veljajo tudi določena pravila, ki jih poznajo uporabniki davčnih blagajn – v istem poslovnem prostoru se ne sme uporabljati različnih načinov izdaje računov, treba je poskrbeti za ustrezna obvestila, za delovanje aplikacije je potrebno namensko digitalno potrdilo …

Kljub temu, da mini blagajne zahtevajo nekaj prilagoditev, pa je še vedno optimalna opcija za manj zahtevne poslovneže, predvsem tiste, ki redko poslujejo z gotovino in se torej le redko soočajo z davčnim potrjevanjem računov. Vsekakor gre za eno izmed možnosti, ki jih je vredno preučiti pred začetkom poslovanja – morda je prav mini blagajna najboljša rešitev za vaše poslovanje!

E računi so praktični!

Koliko časa vam v podjetju vzame priprava računov? Ne le, da jih je potrebno pripraviti, potrebno jih je tudi natisniti, podpisati, vstaviti v kuverto, poslati. Če imate veliko strank, pomeni to veliko časa in dela, prav tako pa tudi velike stroške s pisarniškim materialom in poštnino. Bi si radi olajšali poslovanje? Potem so odlična rešitev prav eračuni, ki so odličen primer tega, kako si lahko pomagamo s pomočjo sodobnih tehnologij.

Najprej so se modernizirali proračunski uporabniki

Ker omogočajo eračuni enostavnejše poslovanje in zagotavljajo tudi večjo preglednost, s tem pa tudi izboljšan nadzor, se je njihova uporaba že pred leti predpisala za vse, ki sodelujejo s proračunskimi uporabniki – na primer za dobavitelje šolam in vrtcem, javnim zavodom, uradom ter na splošno vsej javni upravi. Ker elektronsko poslovanje oziroma e banko uporablja danes večina podjetij, pa so eračuni še kako praktični za vse pravne osebe. Najbolj pri njih »zaostajajo za časom« fizične osebe, pri katerih je še vedno pogosteje, da želijo prejemati račune v fizični obliki, vendar se tudi tu pričakuje, da bo iz leta v leto več tistih, ki želijo račune v digitalni obliki. E računi namreč poskrbijo za enostavno plačevanje in preglednost, kadar uporabljamo spletno banko.

Kaj prinašajo eračuni za podjetja?

Kadar izstavite eračun, lahko tega posredujete svojim kupcem ali naročnikom preko elektronske pošte ali tudi neposredno v njihovo e banko. To pomeni, da si prihranite delo in čas, prav tako pa zmanjšate tudi stroške svojega poslovanja. Nemudoma ste obveščeni tudi o tem, ali je naslovnik račun prejel ali ne. Ker so eračuni v primerni digitalni obliki, lahko poskrbite tudi za njihovo e arhiviranje ter istočasno poenostavit eračunovodstvo.

Kaj pa, kadar prejmete eračun? Ker je račun standardiziran, ga lahko enostavno uvozite v spletno banko (ali ga že prejmete vanjo), torej vam ga ni potrebno ročno vnašati, prav tako pa je enostaven izvoz v računovodski program. To pomeni, da sta boljša preglednost in manj dela zagotovljena tudi prejemniku.

Predpisi o vezani knjigi računov

Podjetniki, ki se šele srečujejo z opravili, kot je izdajanje računov, bodo gotovo vsaj malo zbegani od številnih predpisov, ki urejajo to in sorodna področja. Nemalo je vprašanj in dvoumnosti, pa tudi odločitev in izbir ne manjka. Seveda pa se lahko podjetnik na to vsaj malo pripravi, in sicer tako, da se pravočasno informira o vseh zahtevah in priporočilih v zvezi z računi in plačevanjem. Najbolj elegantna rešitev je sicer kakovosten računovodski servis, kjer bodo prevzeli del nujnih opravil ali pa vsaj znali svetovati v primeru nejasnosti. Nekaj takšnih nejasnosti se vrti okoli knjige vezanih računov – ali jo je treba obvezno uporabljati, komu in kdaj pride v poštev knjiga vezanih računov, kje jo lahko dobim …

Predpisi o vezani knjigi računov

Predpise v zvezi s knjigo vezanih računov določa Zakon o davčnem postopku, ki odgovarja na večino s tem povezanih vprašanj. Določa na primer, kdo mora izdajati račune iz vezane knjige računov – vsi zavezanci za davek, ki se pri gotovinskem poslovanju ne poslužujejo računalniških programov oziroma elektronskih naprav. Velja torej le za tiste zavezance, ki poslujejo z gotovino, torej z bankovci in kovanci, plačilnimi in kreditnimi karticami, čeki in podobno. Med temi zavezanci bodo vezano knjigo računov potrebovali tisti, ki za izdajanje računov ne uporabljajo elektronskih naprav, kar spet izključuje znatno število podjetnikov, ki poslujejo preko računalnikov. A pozor, knjigo morajo uporabljati tudi uporabniki elektronskih naprav, če pri teh pride do okvar in nedelovanja.

Kje se kupi knjiga vezanih računov?

Knjiga vezanih računov je na voljo v knjigarnah, kjer se dobi fizična knjiga, kar pa še ni dovolj za veljavnost računov. Vsako knjigo je treba pred izdajo prvega računa potrditi, kar se stori pri finančni upravi na različne načine – z osebnim obiskom, po pošti ali preko spleta. V vsakem primeru pa mora biti knjiga potrjena še preden se začne uporabljati.

Poslovni račun pri banki NLB

Odprtje poslovnega računa je en izmed prvih korakov na poti nadobudnega podjetnika, zato je seveda pomembno, kako se odločite. Kakovostna storitev lahko kasneje zelo pomaga pri poslovanju, medtem ko lahko neodzivna banka kakšen posel tudi pokvari. Da bi bila odločitev še težja, pa so na voljo številne ponudbe najrazličnejših bank – vsaka večja banka ima v ponudbi poslovni paket, ki vključuje odprtje in vodenje poslovnega računa ter druge ugodnosti. Za pravo odločitev je treba torej preveriti in primerjati ponudbe različnih bank ter najti tisto, ki bo najbolje ustrezala potrebam določenega podjetja. Med večjimi slovenskimi bankami, ki ima ponudbo tudi za podjetnike, je NLB, ki omogoča hitro in enostavno odprtje poslovnega računa ter druge storitve, povezane s tem.

Poslovni račun NLB v osnovi seveda vključuje poslovni račun za vaše podjetje. V primeru ustanovitve d. o. o. vam banka odpre začasni depozitni račun, kamor se nakaže ustanovni kapital, nato izda potrdilo o pologu ustanovnega kapitala in na koncu omogoči običajno poslovanje s poslovnim računom, ko je postopek ustanovitve podjetja končan. Postopek je brezplačen, kar velja za odprtje vsakega poslovnega računa pri tej banki. Seveda pa poslovni račun NLB prinaša nekaj stroškov z vodenjem, ti za običajne poslovne uporabnike znašajo 12,60 € mesečno. Brezplačno ob odprtju računa prejmete tudi plačilno kartico BA Maestro, kot tudi dostop do funkcionalnosti spletne banke NLB klik. Prav tako je je brezplačen dvig gotovine na bankomatih NLB skupine, medtem ko so pri dvigih na drugih bankomatih, pri plačilih preko POS terminala in pri podobnih transakcijah stroški minimalni.

Najugodnejša opcija za podjetnike, ki želijo poslovni račun NLB, pa je izbira poslovnega paketa, ki vključuje še dodatne ugodnosti. Izbira je dovolj pestra, da pokriva potrebe različnih podjetnikov, tako malih kot velikih, v vsakem primeru pa vključuje vse, kar potrebujete za hitro in uspešno poslovanje.

E-račune lahko pošiljate na različne načine

eRačun izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda dolžniku v elektronski obliki. Eračun enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki.

  • E-račune lahko pošiljate z ovojnico ali brez nje. Če pošljete e-račune brez ovojnice, se ovojnica ob uvozu e-računov formira avtomatsko.
  • Elektronski podpis izdanih e-računov.
  • E-račune lahko pošiljate prejemnikom na različne načine:
    • z uvozom e-računov  iz računovodskega programa,
    • z uvozom e-računov prek B2B rešitve,
    • z ročno pripravo e-računa .
  • Vlaganje e-računov v e-arhiv, če pred tem sklenete pogodbo z e-arhivarjem Mikrocop.

Prednosti e RAČUNA so sledeče:

  • nižji stroški: ker računov ne izdajate več na papirju, prihranite pri stroških poštnin, papirja in tiska ter poslovnih procesih;
  • preprosto spremljanje izdanih računov: prek banke prejmete povratne informacije o dostavi ali neuspešni dostavi e-računov končnim prejemnikom;
  • brez napak pri plačilih na podlagi e-računov;
  • okolju prijazno: za e-račun ne potrebujete papirja.

Kako poteka pa poteka vse skupaj?

  • Izmenjava vseh vrst e-dokumentov (e-računi, e-prijava, e-povratnica) teče prek medbančnega Sistema za izmenjavo e-računov, v katerega so vključene skoraj vse banke v Sloveniji in Uprava za javna plačila.
  • E-račune za prejemnike v vseh bankah pošljete prek NLB Proklika, v NLB pa poskrbimo za posredovanje do vaših prejemnikov in vam v NLB Proklik vrnemo dostavnice s statusom dostave.
  • Prek sistema lahko od svojih prejemnikov v NLB Proklik prejmete tudi e-prijave. Za to poskrbite pri svojem skrbniku ob vključitvi v sistem.

Računovodstvo za brezskrbno poslovanje.

Vsak samostojni podjetnik mora v mesecu marcu oddati poročilo o poslovanju za preteklo leto. Če ste eden izmed podjetnikov, ki samo beležite prihodke, odhodke, dobiček in posledično davek, se vam zagotovo zgodi, da v določenem trenutku niste ravno prepričani ali je poročilo korektno izdano.

Vsak podjetnik mora skrbno voditi evidenco o prejetih in izdanih računih. Odvisno od organizacijske oblike podjetja, mora podjetnik hraniti še original račune oziroma račune povezane z nakupom za podjetje. V vsakem trenutku pa mora podjetnik na zahtevo inšpekcije ustrezno dokazati vse prilive. Da bo poslovanje kar se da enostavno in korektno, predlagamo da si podjetnik zagotovi računovodski servis ali pa zaposli računovodjo. Torej osebo, ki bo bedela nad financami podjetja.

Računovodja je zadolžen, da redno spremlja in vnaša vse račune, tako prejete kot izdane. Ker pa mora podjetnik ustrezno dokazati vir premoženja, je zopet tu rešitelj računovodja. Ker bi tovrstni postopki vzeli bistveno preveč časa in truda, je smiselno, da se to delo prepusti strokovnjaku tega področja. Vsi se strinjamo, da je pomembno, da je podjetnik na tekočem z novostmi na trgu dela, zakonodaje in vsega ostalega kar zadeva poslovanje. Ker pa je biti informiran in izobražen o vseh tekočih zadevah ekstremno naporno, je zelo pametno, da se to delo prepusti računovodji, ki podjetniku lahko svetuje, kaj naj naredi v določenih situacijah. Na takšen način se bo podjetnik posvetil svojemu delu, ki ga bo opravil bistveno bolj kakovostno.

Računovodski servis bo poskrbel, da noben račun ne bo spregledan, da bodo izvori vseh virov ustrezno dokazani. Torej, vse bo nared, ko bo čas za oddajo letnega poročila.