Izstavljanje e-računov je ena izmed delovnih nalog, ki se je mora priučiti vsak novopečeni podjetnik. Zavedo se da hitro osvojiti in kmalu bo to nekaj, kar boste naredili mimogrede. Da pa bi do tega prišli, morate najprej vedeti nekaj malega o e-računih in o tem, na kakšen način se jih sploh izstavlja.

Komu boste izstavili račun?

To je prvo vprašanje, ki si jih v zvezi z izstavljanjem e-računov morate postaviti. Na to so namreč neposredno vezana tudi pravila, kako se boste tega lotevali.

Poglejmo prvi primer: izstavljanje računov proračunskim uporabnikom. Če izvajate storitev za predstavnike javne uprave, morate račun izstaviti prek UJP portala. Za dostop do njega si morate najprej zagotoviti digitalno potrdilo, prek katere si boste kasneje namestili podpisno komponento. Ta vam bo omogočila podpisovanje na tak način izstavljenih računov. Uporaba UJP portala je preprosta. Prednost je v tem, da lahko številne rubrike pustite ponastavljene od prejšnjič. Hkrati vas poratl vodi skozi vse rubrike, ki jih morate izpolniti. KO račun pripravite, ga prek portala posredujete želenemu prejemniku. Potem lahko preverite, kdaj je bil račun dostavljen, kdaj potrjen itd.

Drugi primer je, da račun izstavite drugim podjetjem ali fizičnim osebam. Če od njih pričakujete gotovinsko plačilo, si morate prej urediti sistem davčne blagajne, ki podpira tak način poslovanja. Ustrezen program morate naložiti na računalnik, tablico ali na telefon. Priskrbeti si morate tudi ustrezen tiskalnik za tiskanje računov.

Tretji primer je ta, da račun spet izstavljate podjetjem ali fizičnim osebam, vendar od njih pričakujete plačilo direktno na TRR podjetja. Ta način je najbolj svoboden in prepuščen vaši odločitvi. Račun lahko namreč pripravite v Excelu, Wordu ali drugih podobnih programih. Potem pa ga enostavno pošljete po elektronski pošti. Pazite le na to, da bo vseboval vse obvezne sestavine kot so podatki o naslovniku, prejemniku, sami storitvi, skupnemu znesku. Račun opremite z datumom izstavljanje, zaporedno številko in datumom zapadlosti.