Predpisi o vezani knjigi računov

Podjetniki, ki se šele srečujejo z opravili, kot je izdajanje računov, bodo gotovo vsaj malo zbegani od številnih predpisov, ki urejajo to in sorodna področja. Nemalo je vprašanj in dvoumnosti, pa tudi odločitev in izbir ne manjka. Seveda pa se lahko podjetnik na to vsaj malo pripravi, in sicer tako, da se pravočasno informira o vseh zahtevah in priporočilih v zvezi z računi in plačevanjem. Najbolj elegantna rešitev je sicer kakovosten računovodski servis, kjer bodo prevzeli del nujnih opravil ali pa vsaj znali svetovati v primeru nejasnosti. Nekaj takšnih nejasnosti se vrti okoli knjige vezanih računov – ali jo je treba obvezno uporabljati, komu in kdaj pride v poštev knjiga vezanih računov, kje jo lahko dobim …

Predpisi o vezani knjigi računov

Predpise v zvezi s knjigo vezanih računov določa Zakon o davčnem postopku, ki odgovarja na večino s tem povezanih vprašanj. Določa na primer, kdo mora izdajati račune iz vezane knjige računov – vsi zavezanci za davek, ki se pri gotovinskem poslovanju ne poslužujejo računalniških programov oziroma elektronskih naprav. Velja torej le za tiste zavezance, ki poslujejo z gotovino, torej z bankovci in kovanci, plačilnimi in kreditnimi karticami, čeki in podobno. Med temi zavezanci bodo vezano knjigo računov potrebovali tisti, ki za izdajanje računov ne uporabljajo elektronskih naprav, kar spet izključuje znatno število podjetnikov, ki poslujejo preko računalnikov. A pozor, knjigo morajo uporabljati tudi uporabniki elektronskih naprav, če pri teh pride do okvar in nedelovanja.

Kje se kupi knjiga vezanih računov?

Knjiga vezanih računov je na voljo v knjigarnah, kjer se dobi fizična knjiga, kar pa še ni dovolj za veljavnost računov. Vsako knjigo je treba pred izdajo prvega računa potrditi, kar se stori pri finančni upravi na različne načine – z osebnim obiskom, po pošti ali preko spleta. V vsakem primeru pa mora biti knjiga potrjena še preden se začne uporabljati.

Računovodstvo za brezskrbno poslovanje.

Vsak samostojni podjetnik mora v mesecu marcu oddati poročilo o poslovanju za preteklo leto. Če ste eden izmed podjetnikov, ki samo beležite prihodke, odhodke, dobiček in posledično davek, se vam zagotovo zgodi, da v določenem trenutku niste ravno prepričani ali je poročilo korektno izdano.

Vsak podjetnik mora skrbno voditi evidenco o prejetih in izdanih računih. Odvisno od organizacijske oblike podjetja, mora podjetnik hraniti še original račune oziroma račune povezane z nakupom za podjetje. V vsakem trenutku pa mora podjetnik na zahtevo inšpekcije ustrezno dokazati vse prilive. Da bo poslovanje kar se da enostavno in korektno, predlagamo da si podjetnik zagotovi računovodski servis ali pa zaposli računovodjo. Torej osebo, ki bo bedela nad financami podjetja.

Računovodja je zadolžen, da redno spremlja in vnaša vse račune, tako prejete kot izdane. Ker pa mora podjetnik ustrezno dokazati vir premoženja, je zopet tu rešitelj računovodja. Ker bi tovrstni postopki vzeli bistveno preveč časa in truda, je smiselno, da se to delo prepusti strokovnjaku tega področja. Vsi se strinjamo, da je pomembno, da je podjetnik na tekočem z novostmi na trgu dela, zakonodaje in vsega ostalega kar zadeva poslovanje. Ker pa je biti informiran in izobražen o vseh tekočih zadevah ekstremno naporno, je zelo pametno, da se to delo prepusti računovodji, ki podjetniku lahko svetuje, kaj naj naredi v določenih situacijah. Na takšen način se bo podjetnik posvetil svojemu delu, ki ga bo opravil bistveno bolj kakovostno.

Računovodski servis bo poskrbel, da noben račun ne bo spregledan, da bodo izvori vseh virov ustrezno dokazani. Torej, vse bo nared, ko bo čas za oddajo letnega poročila.

Računovodstvo je delo strokovnjaka.

Vsako podjetje je dolžno dokazati kako in na kakšen način je pridobilo vsa sredstva, ki so predmet poslovanja. Dokazati mora vir sredstev in njihov izvor. Ker gre za precej zakomplicirano delo, ga prepustimo strokovnjakom, računovodjem.

 Stanje podjetja je precej težko določiti. Ker se posli sklepajo skoraj vsak dan, posledično nastajajo prihodki in odhodki, mora nekdo vedno bedeti nad razpoložljivimi sredstvi, s katerimi podjetje lahko razpolaga. Računovodstvo omogoča podjetnikom pregled nad prihodki in odhodki in trenutnim stanjem. Računovodja je zadolžen za vse transakcije podjetja. Vsak prejeti račun mora biti pravilno in pravočasno poknjižen. Knjiženje računov pomeni vnos osnovnih podatkov z računa v sistem, ki ga računovodja uporablja za knjiženje. Podatki katere je potrebno navesti so datum prejema računa, oznako, kdo je dobavitelj oziroma oseba, ki je račun izstavila. Potrebno je zapisati tudi datum, kdaj je bila storitev opravljena in seveda tudi znesek storitve. Poleg zneska pa je potrebno izbrati način plačila. Navsezadnje, od leta 2015 so davčne blagajne obvezne za vse, ki poslujejo z gotovino.

Omenili smo, da mora podjetje dokazati vir sredstev, ki jih uporablja za poslovanje. Sredstva se delijo na dolgoročna in kratkoročna. Pod dolgoročna sredstva štejemo tista sredstva, katerih čas izrabe je daljši. To so zgradbe, zemljišča, lahko bi rekli tudi računalniški programi in podobno. Med kratkoročna sredstva pa prištevamo tista sredstva, ki se hitreje izrabijo, praviloma v enem letu. Sem spadajo sredstva za prodajo, zaloge, finančne naložbe, denarna sredstva, poslovne terjatve in podobno. Nad vsemi temi in še mnogimi drugimi podatki mora nekdo bedeti in za njih tudi ustrezno poskrbeti. Računovodja je usposobljen kader za tovrstno delo.

Računovodstvo

Računovodja vodi zapis vseh finančnih transakcij podjetja. Gre za transakcije, ki so bile že opravljene in zanje lahko dokažemo, kako smo jih izpeljali oziroma kako smo sredstva, ki jih imamo, pridobili.

Delitev sredstev

Sredstva delimo na dolgoročna in kratkoročna, ključno za njihovo delitev je čas, v katerem se preoblikujejo. Med dolgoročna štejemo računalniške programe, zgradbe in zemljišča, vrednostne papirje in podobno. Kratkoročna sredstva pa so sredstva, ki jih potrebujemo za prodajo, kratkoročne finančne naložbe, končani izdelki, denar na TRR in v blagajni in tako naprej. V okviru računovodstva je podjetje dolžno prikazati vir vseh navedenih sredstev (tako kapital kot tudi dolgove podjetja).

Knjigovodstvo

Ključno za računovodstvo je, da ob ustanovitvi podjetja zapišemo tudi pravilnik glede tega in v njem določimo, katere knjigovodske listine bomo uporabljali in kakšna bo njihova oblika. Obenem pa seveda, kdo bo določene listine podpisoval, ker bodo le tako veljavne.

Bilanca

Obenem se skrbi tudi za bilanco med aktivo in pasivo. Aktiva so naši viri, vsak od teh pa ima tudi obveznost oziroma pasivo. Ko sta si enaki, dosežemo bilančno ravnovesje.

Opredmetena osnovna sredstva, zaloge, terjatve in stroški

To so sredstva, preko katerih podjetje pridobiva ali ustvarja proizvode, in jih uporabljamo več kot v enem obračunskem obdobju, ko se ta sredstva porabljajo govorimo o amortizaciji. Amortizacija je pokazatelj stanja v podjetju oziroma porabe osnovnih sredstev in njihove vrednosti, sredstvom v amortizaciji določamo njihovo stopnjo glede na količnik števila sto in števila let uporabe posameznega sredstva (če se časovno ne more opredeliti, potem sredstvo ni stvar amortizacije). Preko teh izračunov v okviru računovodstva je jasen odhodek, ki pogojuje obnovo osnovnih sredstev. Poleg osnovnih sredstev so ključni za računovodstvo še stroški (koliko nas stane proizvajanje produkta), terjatve (dolgovi, ki jih imamo s strani kupcev, financerjev, zaposlenih) in pa seveda zaloge (sredstva, ki jih nabavljamo na zalogo, s katerimi nam je omogočena proizvodnja in prodaja produktov.

Zakaj je računovodstvo pomembno za podjetje?

Računovodstvo je pojem, ki bi ga moral poznati vsak lastnik podjetja. Biti na tekočem o vaših financah s pravilnim računovodstvom, je ključnega pomena za rast in obstoj vašega podjetja. Obstaja več razlogov zakaj je tako pomembno.

Ker se ukvarja z dejavnostjo podjetja in njegovimi financami se mu pogosto reče tudi »jezik posla«. Je tudi glavni del podjetja za pomembne odločitve. Vašemu podjetju pomaga pri vnaprejšnjem načrtovanju, zato lahko z njegovo pomočjo oblikujete vaš proračun, planirate nakupe in ste pripravljeni na nepričakovane stroške. Prek računovodstva imate tudi pregled nad vašimi stroški, zato lahko, če vam gre v nekem obdobju dobro, tudi prihranite denar za kasnejše čase, ko ga bolj potrebujete. Pomembno je tudi zato, da pravočasno odplačate posojila, vidite do kdaj vam morajo drugi vrniti posojeno, kdaj morate plačati davke in podobno. Točni podatki o financah pridejo prav še posebno ob času, ko je treba izpolnjevati obrazce za plačevanje davkov, videli boste koliko manj stresno bo za vas, če boste imeli to urejeno vnaprej.

Vašemu podjetju tudi pomaga, da se povzpne na naslednjo raven načrta podjetja.  Pomaga zastaviti cilje za vaš posel. Koristno je tudi pri preprečevanju goljufij v vašem podjetju, in sicer s pomočjo ustreznih notranjih kontrol. Naslednja prednost je tudi ta, da boste z njegovo pomočjo točno vedeli ali vaše podjetje raste ali nazaduje in če ja za koliko odstotkov, ali pa mogoče od začetka ostaja enako.

Če boste z njegovo pomočjo videli, da podjetje raste in mu gre dobro, boste točno vedeli, da je čas, da najamete nove delavce ali se preselite v večji poslovni prostor.

Če med letom nimate dovolj časa, da bi sami urejali finance in imeli pregled nad porabo in prihranki je za vaše podjetje bolje, da najamete nekoga, ki se na to spozna in se bo lahko že med letom posvečal le temu.

Izbira slabega računovodstva je lahko ena izmed bistvenih napak pri ustanovitvi podjetja

Če vstopate v svet podjetništva, si preberite pet najpogostejših napak, ki jih delajo ustanovitelji.

1. Mislimo, da je vse, kar potrebujemo, ideja

Za ustanovitev podjetja potrebujete precej več kot to. Prvo kot prvo, potrebujete dobre delovne navade. Ideja je le začetek dolge poti. Svojo idejo morate preučiti od začetka do konca, kar vključuje načrtovanje tako uspešne proizvodnje kot načrtovanje, kaj storiti v primeru neuspešnih scenarijev. Iz ideje morate napraviti trdne temelje na trdnih tleh.

2. Nimamo (dobrega) pravnika in računovodje

Ustanavljanje podjetja je zapleten proces prekrit z različnimi pastmi. V fazi ustanavljanja morate slediti zakonodaji, prav tako morate računati na plačevanje davkov. Že z majno napako, kot je napačno izpolnjen obrazec, lahko naletite na resne težave. Preventiva pred težavami sta dober odvetnik in dobro računovodstvo.

3. Zapravimo preveč denarja

Četudi imate kar precejšen začetni kapital, to ne pomeni, da ga morate zapraviti v samem začetku. Z načrtovanjem investicij najdite ravnotežje in se izognite zapravljanju denarja, še preden sploh veste, v kakšnem položaju bo vaše poslovanje. Hitrost ubija, zato se zadev lotite počasi in sproti spremljajte rezultate poslovanja. Veliko podjetij je pokopalo same sebe, ker so se prehitro razširila.

4. Ustanavljamo podjetje, čeprav imamo še ogromno dela nekje drugje

Veliko ljudi pričakuje, da bodo zmožni svojo energijo in čas vložiti v ustanovitev podjetja, hkrati pa bodo opravljali še drugo delo. Posel zahteva vso pozornost. Seveda lahko zbirate sredstva in načrtujete podjetje med službenimi obveznostmi. Vendar, ko bo prišel čas za zagon podjetja, boste morali za uspeh nameniti ves svoj čas in energijo.

5. Nekomu drugemu naložimo naše obveznosti

Ker je posel vaš, vi nosite odgovornost, zato morate biti vi tudi dejanski vodja. Vaša naloga je sprejemanje odločitev, načrtovanje poslovanja, urnikov in organizacije. Če imate nekoga, ki vam pomaga, morate postaviti jasne meje med vašimi in njegovimi odgovornostmi.

Obvezne sestavine vsakega izdanega računa

Po 82. členu ZDDV mora vsak izdan račun vsebovati:

  1. datum izdaje;
  2. zaporedno številko;
  3. identifikacijsko številko za DDV;
  4. identifikacijsko številko za DDV kupca oziroma naročnika;
  5. ime in naslov davčnega zavezanca in kupca;
  6. količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma storitev;
  7. datum, ko je bila opravljena dobava blaga oziroma ko je bila opravljena storitev:
  8. davčna osnova;
  9. cena na enoto brez DDV;
  10. popusti, ki niso vključeni v ceno na enoto;
  11. stopnja DDV;
  12. znesek DDV;
  13. v primeru oprostitve DDV ali, če je plačnik DDV kupec ali naročnik, veljavno določbo Direktive Sveta;
  14. v primeru dobave novega prevoznega sredstva značilnosti, kot so opredeljene Direktivi Sveta;
  15. v primeru uporabe posebne ureditve za potovalne agencije, sklicevanje na veljavno določbo Direktive Sveta;
  16. v primeru uporabe ene od posebnih ureditev za rabljeno blago, umetniške predmete, zbirke ali starine, sklicevanje na veljavno določbo Direktive Sveta;
  17. identifikacijsko številko za DDV davčnega zastopnika, skupaj z njegovim imenom in naslovom, če je oseba davčni zastopnik.

ZRS je na APJES vložila poziv za prestavitev roka za oddajo letnih poročil

Zbornica računovodskih servisov (ZRS) je včeraj, 28. februarja 2014, na AJPES vložila poziv za prestavitev roka za oddajo letnih poročil za leto 2013. Te bi morale fizične in pravne osebe na AJPES predložiti do konca meseca marca 2014, ZRS pa želi, da se omenjeni rok prestavi za 10 dni.

Kot vzrok za podaljšanje roka so navedli katastrofalne vremenske razmere, ki so prizadele Slovenijo v zadnjem mesecu, saj so številni računovodski servisi v tem času za več dni, nekateri celo tednov, utrpeli izpad električne energije, nezmožnost dostopa do delovnega mesta ter oteženo ali onemogočeno komunikacijo s svojimi strankami. Prizadete so bile številne pravne in fizične osebe in tudi računovodski servisi in to v najbolj delovno obremenjenem obdobju za računovodske servise.

Vir: GZS

Enostavno in dvostavno knjigovodstvo

Ob ustanovitvi podjetja se lahko samostojni podjetniki v okviru svojega računovodstva odločijo med dvema načinoma vodenja poslovnih knjig: vodijo lahko enostavno ali dvostavno knjigovodstvo.

O svoji odločitvi mora samostojni podjetnik DURS obvestiti najkasneje v 8 dneh po začetku poslovanja. Med letom spreminjanje izbranega načina vodenja poslovnih knjig ni mogoče, v primeru da se za spremembo načina vodenja vendarle odločimo, pa moramo o tem obvestiti DURS najkasneje do 31. decembra tekočega leta.

Velika večina podjetnikov, ki na začetku še ne izda in prejme velikega števila računov, sprva vodi enostavno knjigovodstvo. Kasneje, ko se število poslov zviša, pa presedlajo na dvostavno knjigovodstvo, ki v primerjavi z enostavnim knjigovodstvom podjetju ponuja veliko več poslovnih informacij.

Enostavno knjigovodstvo lahko vodijo podjetja, ki v prvem letu ne zaposlujejo povprečno več kot 3 delavce ter kasneje, če njihovo povprečno število delavcev ne presega 3, imajo letne prihodke, nižje od 42 tisoč evrov in povprečna vrednost aktive ne presega 25 tisoč evrov. V nasprotnem primeru mora podjetje poslovne knjige voditi po načinu dvostavnega knjigovodstva.

Kvalitetno računovodstvo šteje

Podjetniki začetniki imajo velikokrat premalo znanja, da bi sami vodili računovodstvo. Kvalitetno opravljeno računovodsko delo je za uspeh in rast podjetja namreč zelo pomembno.

Računovodsko znanje postaja del splošnega izobraževanja za zaposlene iz različnih področij, saj lahko računovodsko znanje uporabljamo na večih področjih. Tudi sami direktorji naj bi imeli vsaj nekaj tovrstnega znanja, saj lahko tako še bolje nadzorujejo poslovanje podjetja.

Dobro računovodstvo poskrbi za potrebne informacije za primerno poslovno odločanje, ki vodi v bolj zdravo in stabilno podjetje. Za to pa so potrebne kvalitetne informacije o preteklem poslovanju in trenutnem stanju v gospodarstvu.