Podjetje lahko izbira med dvema različnima napravama za fotokopiranje dokumentov. To sta samostoječi kopirni stroj ter multifunkcijska naprava. Pri tem je potrebno vedeti, da tiskalniki ne nudijo funkcije kopiranja. Napravi za kopiranje si delita določene podobne lastnosti, kot je na primer uporaba kartuše s tonerjem.
Vendar pa med kopirnim strojem in multifunkcijsko napravo obstaja več razlik kot podobnosti, zato je potrebno poznati razpoložljive funkcije, hitrost tiskanja, enostavnost uporabe in velikost naprave. Le tako lahko podjetje za svoje potrebe izbere najbolj ustrezno tehnologijo za kopiranje in tiskanje dokumentov. Pri tem na splošno velja, da je kopirni stroj bolj primerna izbira, v primeru, da pisarna na tedenski ravni natisne okoli tisoč kopiranih dokumentov, sicer pa je bolj ustrezna izbira multifunkcijska naprava.
Naprave za fotokopiranje v svojih glavnih funkcijah
Fotokopirni stroj je zasnovan za zmogljivo kopiranje dokumentov, zato je tehnologija osredotočena na to samostojno funkcijo. Multifunkcijske naprave pa na drugi strani nudijo več funkcij v enem, vključno s tiskanjem, skeniranjem in pošiljanjem faksa.
Hitrost tiskanja in kopiranja dokumentov
V primeru kopiranja le nekaj deset ali dvajset dokumentov, ne gre opaziti velike razlike v hitrosti delovanja med kopirnim strojem in multifunkcijsko napravo. Pri nižjih nakladah sta si napravi v hitrosti izenačeni. V primeru tisoč kopij enega dokumenta pa fotokopirni stroj svojo nalogo opravi mnogo hitreje kot multifunkcijska naprava.
Enostavnost uporabe tehnologij za fotokopiranje
Na splošno velja, da sodobne multifunkcijske naprave nudijo dobro uporabniško izkušnjo, saj navkljub številnim funkcijam omogočajo enostavno uporabo pri tiskanju, kopiranju in skeniranju. Običajno je tako, da je potrebno za uporabo določene funkcije le pritisniti na en gumb.
Na drugi strani pa so kopirni stroji opremljeni z bolj kompleksnimi nastavitvami, ki jih je pred uporabo dobro poznati. Fotokopirni stroji nudijo veliko različnih nastavitev za kopiranje dokumentov, zato je mogoče to funkcijo povsem prilagoditi različnim potrebam po izpisih, vendar pa so stroji hkrati manj enostavni za uporabo kot multifunkcijske naprave.
Velikost naprav za fotokopiranje dokumentov
Pred leti so bile multifunkcijske naprave precej velike, zato so potrebovale več prostora za namestitev. Danes pa so multifunkcijske naprave manjše, zato je nekatere modele mogoče postaviti tudi na pisalno mizo. Velikost je odvisna tudi od tega, kako velik je podajalec papirja. Na drugi strani pa so stroji za fotokopiranje večji in zasedajo več prostora. Podjetja jih običajno namestijo v za to namenjene prostore oziroma fotokopirnice.