Mnoga podjetja pri svojem poslovanju koristijo izstavljanje e-računov, ki prinaša mnoge dobrodošle prednosti v primerjavi z drugimi oblikami računov. E-računi ne zahtevajo zelo velike prilagoditve pri poslovanju, zelo hitro se navadimo nanje, nato pa spoznamo vse odlike, ki jih ponujajo takšni računi. Zato so e-računi vsekakor priporočljivi tudi za tiste, ki jim sicer ni treba pripravljati računov v tej obliki.
V nekaterih primerih bomo morali poskrbeti za izstavljanje e-računov, saj je to obveznost, ki jo imamo pri poslovanju s proračunskimi uporabniki. A to ni edini razlog za uporabo teh računov. Ugotovili bomo, da lahko na ta način prihranimo veliko časa in denarja, tudi če nimamo posebnih obveznosti.
Izstavljanje e-računov poenostavi naše poslovanje
Predvsem se e-računi izkažejo z enostavnim izstavljanjem, ki je v veliki meri avtomatizirano. Pravzaprav so ti računi narejeni prav s tem namenom, da omogočajo avtomatizacijo in poenostavljajo naše poslovanje. Sestavljeni so iz datotek, ki jih lahko uvozimo v računovodski program ali spletno banko, tako da sami z računi ne bomo imeli dela.
Kako poteka izstavljanje e-računov? Običajno za to uporabimo kar računalniški program. Program že pripravi predlogo računa z vsemi potrebnimi podatki, ki jih lahko vnese sam. Dodamo še podrobnosti glede opravljenega dela oziroma dobavljenih izdelkov ter podatke o kupcu. Nato bo program pripravil tri datoteke:
- E-račun
- Elektronsko ovojnico
- Račun v PDF obliki
Tako dobimo vse, kar potrebujemo za učinkovito poslovanje preko spleta. Račun z ustrezno elektronsko ovojnico omogoča obdelavo z računovodskimi programi, poleg tega pa je priložen tudi dokument v PDF formatu, kar olajša enostaven pregled. Praktično vse opravijo računalniška orodja, kar je velika prednost e-računov.
Izstavljanje e-računov je v veliki meri avtomatizirano
Gotovo bomo izstavljanje e-računov prepustili računalniku, ki bo namesto nas pripravil vse potrebne datoteke za e-račun. A prav tako lahko računamo na druge koristne funkcije, ki nam pri tem olajšajo poslovanje. Pripravljen e-račun lahko program samodejno pošlje na naslov prejemnika, pripravimo lahko tiskano in elektronsko pošto. Prav tako se avtomatsko pripravijo zapisi za glavno knjigo in davčne evidence.
Ob prejemu e-računa se pripravi plačilni nalog, ki ga naša spletna banka lahko kar avtomatsko obdela. V mnogih podjetjih je torej tudi prejemanje e-računov zelo dobrodošlo, čeprav nam bo izstavljanje e-računov verjetno predstavljalo več dela.
Za izstavljanje e-računov potrebujemo pravi program
E-računi imajo torej velik potencial, ki pa ga moramo znati izkoristiti. Sami po sebi še ne ponujajo prepričljivih prednosti, dokler jih ne integriramo v svojo poslovno prakso. Možno je, da bomo sprva naleteli na nekaj dodatnega dela, potrebna je prilagoditev, a to običajno ni velik problem. Na voljo imamo namreč zmogljiva orodja, ki uspešno prevzamejo delo, s katerim bi se morali sicer ukvarjati sami.
Sodobni računovodski programi nam večinoma omogočajo tudi delo z e-računi. Bomo pa za ta namen izbrali dober program, ki ima prav te funkcionalnosti. Prepričamo se, da nam omogoča izstavljanje e-računov in delo s prejetimi e-računi, verjetno pa bomo hkrati dobili še cel kup dobrodošlih funkcionalnosti za upravljanje našega poslovanja in opravljanje raznih računovodskih obveznosti v ozadju.