Vsako podjetje mora poslovati tako, da je korak pred konkurenco, naj gre za ponudbo produktov ali storitev. Biti pred konkurenco pa ni enostavno, še posebej v primeru, da ekipo iz podjetja zaustavlja zastarela tehnologija ali pa nepoznavanje le-te. Uvedba novega informacijskega sistema je zatorej nujna in obvezna v tovrstnih primerih, saj poveča učinkovitost poslovanja ter pripomore k uspešni zgodbi podjetja.

Primer: podjetje staro računovodstvo nadomesti z novim

Poglejmo si primer podjetja, ki uporablja dotrajan, predvsem pa pomanjkljiv informacijski program za namene računovodstva. Ta ne omogoča zadostne medsebojne povezanosti podjetniške ekipe z računovodjo, zato se delo opravlja počasneje, velikokrat pa pride celo do tega, da se delo prekriva, torej je bilo opravljeno dvakrat, kar seveda ni smiselno. Neažurnost in nepovezanost sta torej dva glavna krivca za to, da se dogajajo težave. Tu je še sama nepreglednost, ki je starejši programi nimajo toliko dodelane kot mlajši. Ker podjetje ugotovi, da prihaja do zamud ter nepotrebnih izgub časa, neprimerne obveščenosti o tekočih dogajanjih v podjetjih, več dvojnega ročnega vnašanja v spletne programe (primer: edavki) in podobno, se odloči za uvedbo nove programske opreme za računovodstvo.

V kolikšnem času se povrnejo stroški?

Seveda so s to odločitvijo neizbežni tudi stroški, toda številna podjetja, ki so se odločila za ta korak pravočasno, so ugotovila, da so se nato tekoči stroški precej zmanjšali: nakup programske in strojne opreme se je večini povrnil že v prvem mesecu, ostalim pa v maksimalno 2,5 mesecih.

Kakšen je rezultat?

Podjetje hitro opazi, da se podatki po novem obdelujejo hitreje, kvalitetneje ter tudi učinkoviteje. Bistvena lastnost pa je povezanost računovodstva, tekočejše pregledovanje zalog in odprtih postavk, hitrejši odziv tako do kupcev kot tudi do dobaviteljev, bolj realno pregledovanje stanja na računu, izognitev dvojnemu delu v primeru edavkov in podobno.