Potni nalogi so pomembne listine

Potni nalogi so pomembno področje vsakega podjetja. Hkrati predstavljajo delovni nalog in računovodsko listino. Delovni nalog je iz tega vidika, saj evidentira odsotnost z delovnega mesta, knjigovodska listina pa je v tem oziru, ker služi za obračun in izplačilo potnih stroškov. Pomembno je, da vsako podjetje sproti beleži tovrstne podatke in le ne ob koncu leta, kot delajo nekateri. Posledice nedoslednosti na tem področju namreč niso tako zanemarljive in nedolžne. Potni nalogi oziroma nepravilnosti na tem področju so lahko razlog za številne kazni s strani inšpekcije.

Do povračila potnih stroškov so upravičeni redno ali pogodbeno zaposleni v podjetju ter tisti, ki imajo s podjetjem sklenjeno poslovodno pogodbo. Upravičenci so lahko tudi zavezanci zasebniki in samostojni podjetniki.

Oblika potnih nalogov

Kljub temu, da potni nalogi kot njihova oblika niso točno določeni, pa se večina večjih podjetij odloča, da sprejme na tem področju interni pravilnik in določi svoja pravila, na kakšen način naj bi bili potni nalogi sestavljeni. Na tak način so pravila in postopki na tem področju striktno opredeljeni.

Smiselno jih je evidentirati tudi v primeru, ko stroški ne nastanejo

Nekateri potni naloge pišejo le, če v času službene poti nastanejo stroški, vendar pa bi bilo smotrno, če bi se jih pisalo vedno, kadar se iz tega razloga pojavi odsotnost z delovnega mesta. Oseba, ki je na službeni poti, je namreč izpostavljena raznim rizikom (kot je npr. možnost prometne nesreče). V teh primerih je potem treba dokazovati upravičenost poti. Kljub temu, da lahko v času službene poti stroški ne nastanejo, lahko potni nalogi predstavljajo osnovo za dokazilo in pravilno knjiženje ostalih stroškov. Treba je vedeti, da se povračilo potnih stroškov pri zaposlenih in poslovodnih osebah ne šteje v davčno osnovo, pri pogodbenih delavcih pa se.

Slovenski računovodski standardni le okvirno predpisujejo obliko in vsebino potnih nalogov. Obrazce se da dobiti tudi na internetu, vendar pa niso vsi verodostojni. Priporočljivo je, da potne naloge evidentirate v elektronski obliki, saj je tam možno šifriranje, združevanje in avtomatski izračun, kar lahko na tem področju zelo olajša evidentiranje.

Praviloma se potne naloge napiše še pred odhodom na pot, podpiše pa jih nalogodajalec.

Vir: mladipodjetnik.si

Dodaj odgovor