Neplačani računi so ena najpogostejših težav, s katerimi se srečujejo podjetniki. Čeprav večina strank račune poravna pravočasno, se vedno najdejo tudi takšne, ki na plačilo pozabijo ali ga preprosto odložijo. Ročno preverjanje zapadlih terjatev in pošiljanje opomnikov pa lahko podjetniku vzame veliko časa.
Prav zato se vse več podjetij odloča za samodejno pošiljanje opomnikov za plačilo. Gre za preprosto rešitev, ki zmanjša administrativno delo, izboljša denarni tok podjetja in hkrati ohranja profesionalen odnos s strankami.
Zakaj so opomniki za plačilo sploh pomembni?
Vsako podjetje je odvisno od rednih prilivov. Tudi če podjetje posluje z dobičkom, lahko zaradi zamud pri plačilih hitro pride do težav z likvidnostjo.
Če morate čakati na plačilo več deset računov, lahko to pomeni:
- težave pri plačevanju dobaviteljev,
- zamude pri investicijah,
- slabši denarni tok,
- več časa za administracijo namesto za razvoj poslovanja.
Mnogi podjetniki s pošiljanjem opomnikov odlašajo, ker se bojijo, da bi pokvarili odnos s stranko. V resnici pa je prijazen in profesionalen opomnik nekaj povsem običajnega v poslovnem svetu.
Kaj so samodejni opomniki za plačilo?
Samodejni opomniki so elektronska sporočila ali SMS-obvestila, ki jih računovodski ali poslovni program pošlje stranki ob vnaprej določenem času.
Na primer:
- 5 dni pred zapadlostjo računa,
- na dan zapadlosti,
- 7 dni po zapadlosti,
- 14 dni po zapadlosti,
- 30 dni po zapadlosti.
Če je račun medtem že poravnan, sistem opomnika ne pošlje. Podjetniku tako ni treba vsak dan preverjati odprtih postavk in pripravljati posameznih elektronskih sporočil.
Prednosti avtomatizacije
Prihranek časa
Ročno preverjanje vseh odprtih računov hitro postane zamudno, še posebej pri podjetjih z večjim številom strank. Samodejni sistem opravi celoten postopek brez dodatnega dela:
- preveri zapadle račune,
- pripravi opomnik,
- ga pošlje stranki,
- vodi evidenco poslanih opomnikov.
Podjetnik se lahko medtem posveti prodaji, razvoju novih produktov ali delu s strankami.
Boljši denarni tok
Številne raziskave kažejo, da že prvi prijazen opomnik bistveno poveča delež pravočasno poravnanih računov. Veliko zamud namreč ni namernih – stranke preprosto pozabijo na rok plačila ali spregledajo račun.
Pravočasni opomniki zato pogosto pomenijo hitrejše prilive brez dodatnih telefonskih klicev.
Manj neprijetnih pogovorov
Če podjetnik pokliče stranko šele mesec dni po zapadlosti računa, je pogovor pogosto precej neprijeten.
Pri samodejnih opomnikih pa stranke prejmejo profesionalno in nevtralno sporočilo, zato osebni odnos ostane neobremenjen. Namesto da podjetnik nastopa kot izterjevalec, za komunikacijo poskrbi sistem.
Profesionalna podoba podjetja
Redno in dosledno pošiljanje opomnikov kaže, da ima podjetje urejene poslovne procese. Stranke hitro opazijo, da podjetje spremlja plačila in skrbi za svojo administracijo, zato tudi same pogosteje spoštujejo plačilne roke.
Kako pripraviti učinkovite opomnike?
Dobri opomniki niso grozeči ali neprijazni. Njihov namen je predvsem opozoriti na odprto obveznost. Prvi opomnik naj bo vedno prijazen.
Na primer:
Pozdravljeni,
obveščamo vas, da račun št. 2026-145 zapade v plačilo čez pet dni. Če ste račun že poravnali, prosimo, to sporočilo prezrite. Hvala za vaše zaupanje.
Če plačila še vedno ni, lahko naslednji opomnik postane nekoliko bolj neposreden, vendar še vedno vljuden.
Pomembno je tudi, da sporočilo vsebuje:
- številko računa,
- datum zapadlosti,
- znesek,
- način plačila,
- kontakt za dodatna vprašanja.
Kdaj poslati opomnik?
Ni univerzalnega pravila, vendar se v praksi pogosto uporablja naslednji potek:
Pred zapadlostjo
Prijazen opomnik nekaj dni pred rokom.
Na dan zapadlosti
Kratko obvestilo, da račun zapade danes.
7 dni po zapadlosti
Prvi opomnik po zapadlosti.
14 dni po zapadlosti
Drugi opomnik.
30 dni po zapadlosti
Zadnji opomnik oziroma obvestilo o nadaljnjih postopkih.
Takšna komunikacija je dovolj pogosta, da stranko opozori na odprto obveznost, hkrati pa ni vsiljiva.
Personalizacija poveča uspešnost
Čeprav gre za avtomatizacijo, naj sporočila ne delujejo robotsko. Uporabite:
- ime stranke,
- številko računa,
- datum zapadlosti,
- točen znesek,
- ime podjetja,
- podpis odgovorne osebe.
Personalizirana sporočila praviloma dosegajo boljše rezultate kot generični opomniki.
Kako avtomatizacijo povezati z računovodskim programom?
Večina sodobnih računovodskih in fakturirnih programov omogoča samodejno pošiljanje opomnikov ali pa jih je mogoče povezati z drugimi poslovnimi rešitvami.
Pri izbiri programa preverite, ali omogoča:
- samodejno zaznavanje zapadlih računov,
- prilagoditev besedila opomnikov,
- različne časovne intervale pošiljanja,
- ustavitev opomnikov po prejetem plačilu,
- zgodovino poslanih opomnikov.
Takšne funkcionalnosti zmanjšajo možnost napak in olajšajo upravljanje terjatev.
Pogoste napake podjetnikov
Predolgo čakanje
Nekateri podjetniki prvi opomnik pošljejo šele po enem ali dveh mesecih. Takrat je možnost hitrega plačila že precej manjša.
Neenotna komunikacija
Če enkrat opomnik pošljete po petih dneh, drugič po dveh mesecih, stranke dobijo občutek, da podjetje nima jasnih pravil. Doslednost je pomembna.
Preoster ton
Že prvi opomnik ne sme vsebovati groženj ali sklicevanja na izvršbo. Večina primerov se uspešno reši že s prijaznim opominom.
Ročno pošiljanje vseh opomnikov
Ročno delo povečuje možnost napak, pozabljenih računov in izgubljenega časa. Avtomatizacija te težave skoraj popolnoma odpravi.
Avtomatizacija ni le za velika podjetja
Pogosto velja zmotno prepričanje, da so avtomatizirani opomniki primerni le za velika podjetja z več sto računi mesečno.
V resnici lahko največ koristi prinesejo prav samostojnim podjetnikom in malim podjetjem. Če vsak mesec izdate tudi le deset ali dvajset računov, vam lahko avtomatizacija prihrani več ur administrativnega dela na leto. Poleg tega zmanjša tveganje, da bi zaradi pozabljenega opomnika ostali brez pravočasnega plačila.