Arhiv Značk: računi

Vodnik za samodejno pošiljanje opomnikov za plačilo

Objavljeno ,
Odgovori

Neplačani računi so ena najpogostejših težav, s katerimi se srečujejo podjetniki. Čeprav večina strank račune poravna pravočasno, se vedno najdejo tudi takšne, ki na plačilo pozabijo ali ga preprosto odložijo. Ročno preverjanje zapadlih terjatev in pošiljanje opomnikov pa lahko podjetniku vzame veliko časa.

Prav zato se vse več podjetij odloča za samodejno pošiljanje opomnikov za plačilo. Gre za preprosto rešitev, ki zmanjša administrativno delo, izboljša denarni tok podjetja in hkrati ohranja profesionalen odnos s strankami.

Zakaj so opomniki za plačilo sploh pomembni?

Vsako podjetje je odvisno od rednih prilivov. Tudi če podjetje posluje z dobičkom, lahko zaradi zamud pri plačilih hitro pride do težav z likvidnostjo.

Če morate čakati na plačilo več deset računov, lahko to pomeni:

  • težave pri plačevanju dobaviteljev,
  • zamude pri investicijah,
  • slabši denarni tok,
  • več časa za administracijo namesto za razvoj poslovanja.

Mnogi podjetniki s pošiljanjem opomnikov odlašajo, ker se bojijo, da bi pokvarili odnos s stranko. V resnici pa je prijazen in profesionalen opomnik nekaj povsem običajnega v poslovnem svetu.

Kaj so samodejni opomniki za plačilo?

Samodejni opomniki so elektronska sporočila ali SMS-obvestila, ki jih računovodski ali poslovni program pošlje stranki ob vnaprej določenem času.

Na primer:

  • 5 dni pred zapadlostjo računa,
  • na dan zapadlosti,
  • 7 dni po zapadlosti,
  • 14 dni po zapadlosti,
  • 30 dni po zapadlosti.

Če je račun medtem že poravnan, sistem opomnika ne pošlje. Podjetniku tako ni treba vsak dan preverjati odprtih postavk in pripravljati posameznih elektronskih sporočil.

Prednosti avtomatizacije

Prihranek časa

Ročno preverjanje vseh odprtih računov hitro postane zamudno, še posebej pri podjetjih z večjim številom strank. Samodejni sistem opravi celoten postopek brez dodatnega dela:

  • preveri zapadle račune,
  • pripravi opomnik,
  • ga pošlje stranki,
  • vodi evidenco poslanih opomnikov.

Podjetnik se lahko medtem posveti prodaji, razvoju novih produktov ali delu s strankami.

Boljši denarni tok

Številne raziskave kažejo, da že prvi prijazen opomnik bistveno poveča delež pravočasno poravnanih računov. Veliko zamud namreč ni namernih – stranke preprosto pozabijo na rok plačila ali spregledajo račun.

Pravočasni opomniki zato pogosto pomenijo hitrejše prilive brez dodatnih telefonskih klicev.

Manj neprijetnih pogovorov

Če podjetnik pokliče stranko šele mesec dni po zapadlosti računa, je pogovor pogosto precej neprijeten.

Pri samodejnih opomnikih pa stranke prejmejo profesionalno in nevtralno sporočilo, zato osebni odnos ostane neobremenjen. Namesto da podjetnik nastopa kot izterjevalec, za komunikacijo poskrbi sistem.

Profesionalna podoba podjetja

Redno in dosledno pošiljanje opomnikov kaže, da ima podjetje urejene poslovne procese. Stranke hitro opazijo, da podjetje spremlja plačila in skrbi za svojo administracijo, zato tudi same pogosteje spoštujejo plačilne roke.

Kako pripraviti učinkovite opomnike?

Dobri opomniki niso grozeči ali neprijazni. Njihov namen je predvsem opozoriti na odprto obveznost. Prvi opomnik naj bo vedno prijazen.

Na primer:

Pozdravljeni,

obveščamo vas, da račun št. 2026-145 zapade v plačilo čez pet dni. Če ste račun že poravnali, prosimo, to sporočilo prezrite. Hvala za vaše zaupanje.

Če plačila še vedno ni, lahko naslednji opomnik postane nekoliko bolj neposreden, vendar še vedno vljuden.

Pomembno je tudi, da sporočilo vsebuje:

  • številko računa,
  • datum zapadlosti,
  • znesek,
  • način plačila,
  • kontakt za dodatna vprašanja.

Kdaj poslati opomnik?

Ni univerzalnega pravila, vendar se v praksi pogosto uporablja naslednji potek:

Pred zapadlostjo

Prijazen opomnik nekaj dni pred rokom.

Na dan zapadlosti

Kratko obvestilo, da račun zapade danes.

7 dni po zapadlosti

Prvi opomnik po zapadlosti.

14 dni po zapadlosti

Drugi opomnik.

30 dni po zapadlosti

Zadnji opomnik oziroma obvestilo o nadaljnjih postopkih.

Takšna komunikacija je dovolj pogosta, da stranko opozori na odprto obveznost, hkrati pa ni vsiljiva.

Personalizacija poveča uspešnost

Čeprav gre za avtomatizacijo, naj sporočila ne delujejo robotsko. Uporabite:

  • ime stranke,
  • številko računa,
  • datum zapadlosti,
  • točen znesek,
  • ime podjetja,
  • podpis odgovorne osebe.

Personalizirana sporočila praviloma dosegajo boljše rezultate kot generični opomniki.

Kako avtomatizacijo povezati z računovodskim programom?

Večina sodobnih računovodskih in fakturirnih programov omogoča samodejno pošiljanje opomnikov ali pa jih je mogoče povezati z drugimi poslovnimi rešitvami.

Pri izbiri programa preverite, ali omogoča:

  • samodejno zaznavanje zapadlih računov,
  • prilagoditev besedila opomnikov,
  • različne časovne intervale pošiljanja,
  • ustavitev opomnikov po prejetem plačilu,
  • zgodovino poslanih opomnikov.

Takšne funkcionalnosti zmanjšajo možnost napak in olajšajo upravljanje terjatev.

Pogoste napake podjetnikov

Predolgo čakanje

Nekateri podjetniki prvi opomnik pošljejo šele po enem ali dveh mesecih. Takrat je možnost hitrega plačila že precej manjša.

Neenotna komunikacija

Če enkrat opomnik pošljete po petih dneh, drugič po dveh mesecih, stranke dobijo občutek, da podjetje nima jasnih pravil. Doslednost je pomembna.

Preoster ton

Že prvi opomnik ne sme vsebovati groženj ali sklicevanja na izvršbo. Večina primerov se uspešno reši že s prijaznim opominom.

Ročno pošiljanje vseh opomnikov

Ročno delo povečuje možnost napak, pozabljenih računov in izgubljenega časa. Avtomatizacija te težave skoraj popolnoma odpravi.

Avtomatizacija ni le za velika podjetja

Pogosto velja zmotno prepričanje, da so avtomatizirani opomniki primerni le za velika podjetja z več sto računi mesečno.

V resnici lahko največ koristi prinesejo prav samostojnim podjetnikom in malim podjetjem. Če vsak mesec izdate tudi le deset ali dvajset računov, vam lahko avtomatizacija prihrani več ur administrativnega dela na leto. Poleg tega zmanjša tveganje, da bi zaradi pozabljenega opomnika ostali brez pravočasnega plačila.

E-račune lahko pošiljate na različne načine

Objavljeno ,
Odgovori

eRačun izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda dolžniku v elektronski obliki. Eračun enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki.

  • E-račune lahko pošiljate z ovojnico ali brez nje. Če pošljete e-račune brez ovojnice, se ovojnica ob uvozu e-računov formira avtomatsko.
  • Elektronski podpis izdanih e-računov.
  • E-račune lahko pošiljate prejemnikom na različne načine:
    • z uvozom e-računov  iz računovodskega programa,
    • z uvozom e-računov prek B2B rešitve,
    • z ročno pripravo e-računa .
  • Vlaganje e-računov v e-arhiv, če pred tem sklenete pogodbo z e-arhivarjem Mikrocop.

Prednosti e RAČUNA so sledeče:

  • nižji stroški: ker računov ne izdajate več na papirju, prihranite pri stroških poštnin, papirja in tiska ter poslovnih procesih;
  • preprosto spremljanje izdanih računov: prek banke prejmete povratne informacije o dostavi ali neuspešni dostavi e-računov končnim prejemnikom;
  • brez napak pri plačilih na podlagi e-računov;
  • okolju prijazno: za e-račun ne potrebujete papirja.

Kako poteka pa poteka vse skupaj?

  • Izmenjava vseh vrst e-dokumentov (e-računi, e-prijava, e-povratnica) teče prek medbančnega Sistema za izmenjavo e-računov, v katerega so vključene skoraj vse banke v Sloveniji in Uprava za javna plačila.
  • E-račune za prejemnike v vseh bankah pošljete prek NLB Proklika, v NLB pa poskrbimo za posredovanje do vaših prejemnikov in vam v NLB Proklik vrnemo dostavnice s statusom dostave.
  • Prek sistema lahko od svojih prejemnikov v NLB Proklik prejmete tudi e-prijave. Za to poskrbite pri svojem skrbniku ob vključitvi v sistem.

Izdani računi moraj biti evidentirani!

Objavljeno ,
Odgovori

Koliko od vas bi lahko v tem trenutku postreglo z vsemi podatki, ki zadevajo vaše poslovanje? V primeru inšpekcijskega nadzora, bi jim morali predložiti vse podatke, ki bi jih v tem trenutku zahtevali. Bi šlo? Kaj pa izdani računi?

Velikokrat se radi malce pohvalimo kako organizirani smo, kako vemo vse kar se nanaša na našo dejavnost. Pa je res tako? Odgovoru se najbolj približamo dnevu, ko je potrebno oddati poročilo o poslovanju. Poročilo zajema vse prejete račune, izdane račune, dnevne naloge, naročila, dobavnice in ostale dokumente, ki so bistvenega pomena pri poslovanju.

Kar nekaj je podjetnikov, ki posluje tako kot živi. Vse storijo zadnji dan. Pa vendar kljub temu uspevajo. Vprašanje pa je, koliko časa bodo lahko tako poslovali, oziroma, kakšna je cena takšnega načina življenja. Na kaj namigujemo? Dejstvo je, da je organiziranost ključ do uspešnega poslovanja. Odnos, ki ga ima podjetnik do podjejta, se še kako odraža v poslovanju. Ker pa živimo v tehnološki dobi, nam računalniki in ostala oprema lahko bistveno olajšajo naše življenje.

Veliko je programov s katerimi lahko beležimo naše poslovne dogodke. Izdani računi so zelo pomembni pri poslovanju. Vsak podjetnik mora biti zelo pozoren, da za vsako opravljeno storitev izda račun. Če tega ne počne, gre za kaznivo dejanje, ali kot nam je že vsem jasno, za delo na črno, s čimer pa prispevamo k sivi ekonomiji. Izdani računi morajo biti tudi ustrezno opremljeni. Obvezno morajo vsebovati podatke o podjetju, ki račun izdaja in o podjetju, ki račun prejema. Zelo pomembne podatek je datum plačila, datum opravljene storitve, količina dela ali materiala, ter seveda znesek.