Kako poskrbeti za ugodno printanje?

Na delovnih mestih, kjer se v veliki meri še vedno posluje s papirjem, je neomejeno tiskanje gotovo en izmed znatnih stroškov, na katerega je treba paziti, če želimo zagotoviti varčno in učinkovito poslovanje na dolgi rok. Cena naprav in osnovnega potrošnega materiala v izhodišču niti ni pretirana – praktično vsako podjetje si lahko privošči spodoben tiskalnik ali multifunkcijsko napravo, medtem ko je ob nakupu običajno že vključen tudi komplet barv in papirja. A ob redni uporabi se hitro izkaže, da je treba potrošni material pogosto menjati, kar drastično dvigne stroške tiskanja. Prav tu se izkaže priložnost za racionalizacijo in ugodno printanje!

Barva in papir

Med stroški, katerim se pri redni uporabi tiskalnika ne moremo izogniti, najbolj izstopajo stroški barve in papirja. Vsak tiskalnik za redko ali tako rekoč neomejeno tiskanje potrebuje barvo, običajno v kartušah ali tonerju, ter seveda papir, na katerega bo tiskal. Za ugodno printanje na dolgi rok je treba te stroške minimizirati. Ena možnost je seveda omejitev tiskanja ter sprememba dokumentov tako, da pri tiskanju ne zahtevajo toliko barve. Druga možnost je izbira ugodnejših kartuš – pogosto so na voljo ekonomične opcije, večja pakiranja za ugodnejšo ceno in podobno. Alternativa je uporaba neoriginalnih kartuš, ki pa za resne uporabnike ne pride v poštev. Pri papirju je mogoče varčevati z izbiro cenejšega pisarniškega papirja, a tu ne gre pretiravati – če se zahteva kakovost, je treba tiskati na boljši papir!

Vzdrževanje in servis

Neizogibni so tudi stroški vzdrževanja in servisa. Za ugodno printanje je treba torej poskrbeti, da so naprave optimalno pripravljene in ne zahtevajo dragih popravil in nadomestnih delov. To pa dosežemo prav z rednim vzdrževanjem, ki seveda predstavlja določen strošek, a bistveno manjši, kot bi ga imeli, če bi vzdrževanje zanemarili in namesto tega plačevali za posledična popravila. Včasih je metoda za ugodno printanje pač ta, da se z dodatnimi majhnimi stroški izognemo večjim.

Brezplačen servis tiskalnikov je lukzus, ki si ga vaše podjetje lahko privošči

Vsakdo, ki je že kdaj imel v lasti tiskalnik, se še kako dobro zaveda vseh težav in preglavic, ki se pojavijo v primeru, da se le-ta pokvari. Produktivnost lahko v vašem domu hitro zelo upade, predstavljajte pa si, da se kaj podobnega zgodi v pisarni neke organizacije, kjer se lahko dejavnost podjetja in s tem služenje denarja precej okrni. A le začasno, dokler tiskalnik ni popravljen in ponovno v popolnoma delujočem stanju. Nato lahko delo v podjetju ponovno steče normalno in produktivnost vseh članov ekipe se vrne na začetno raven.

Zaradi takšnih in podobnih težav se vodje v podjetjih sprašujejo, ali se sploh splača kupovati lastne printerje? Poleg visokih začetnih stroškov z nakupom printerja in barv ter ostalega potrošnega materiala, so tu tudi stroški popravila, prav lahko pa se zgodi, da v bližini sploh ni nikogar, ki bi servis tiskalnikov sploh znal napraviti. Zato je napravo treba poslati preko pošte ali preko osebne dostave na servis, ki si za popravilo lahko vzame več dni, celo več tednov! To je za marsikatero podjetje nesprejemljivo – predvsem za majhna podjetja, ki imajo na voljo le en printer in ne več le-teh, kot ponavadi velja za velike organizacije.

Rešitev za podjetja se lahko skriva v najemu tiskalnikov. Potrebno je le najti ugodnega ponudnika, ki poleg kvalitetnih naprav (printerjev, skenerjev, faksov ali obojega v enem) omogoča tudi brezplačen servis tiskalnikov. V času, ko je naprava na servisu, takšen ponudnik ponavadi ponudi tudi brezplačno (začasno ali stalno) zamenjavo tiskalnika z delujočim, tako da je izguba produktivnosti v vaši organizaciji minimalna. Ker se ponavadi tovrstni ponudniki specializirajo na tem področju, je povsem verjetno, da od prijave napake na printerju pa do zamenjave/popravila ne bo minilo več kot nekaj ur (pri tem je treba upoštevati seveda predvsem oddaljenost od najbližjih tehnikov, pa tudi stopnje okvare – če je printer močno poškodovan, bo morda serviser moral oditi po rezervne dele, ki jih tisti trenutek nima s seboj, kar bo lahko nekoliko zakasnilo popravilo).

Pravilne odločitve na področju izbire pisarniške opreme so torej še kako pomembne. Lahko vam pomagajo precej zmanjšati stroške v vašem podjetju in tako denar usmeriti v kakšno drugo, bolj pomembno stvar.