Na kakšen način tiskate račune in ostale računovodske dokumente?

Kopirni stroji so množično poplavili naše domove, pisarne itd. Vsak dan jih uporabljamo pri svojem delu, preostalih obveznostih in dejavnostih. Postali so torej nepogrešljivi del sodobne tehnološke opreme. Prav zato je zlata vredna vsaka informacija o tem, katere fotokopirnice in papirnice nudijo najboljše in obenem tudi najbolj ugodne storitve kopiranja. Ugodno kopiranje vpliva na odločitev, katero fotokopirnico bomo izbrali, saj si prav vsi želimo, da so stroški, povezani z uporabo kopirnega stroja, čim manjši, ne glede na to, ali kopirne stroje uporabljamo na dnevni bazi ali pa samo občasno.

Na čisto vsakem delovnem mestu je vsaj občasno potrebno nekaj natisniti, skenirati ali kopirati – v določenih podjetjih se to opravlja redkeje, za nekatera pa je to dejavnost, ki poteka skozi cel delovni dan. Večja količina tiskanja seveda pomeni tudi več časa in denarja. Vsi zato neprestano iščemo načine, kje in kako bi kaj prihranili, dobili več za manj denarja ipd.

Kako z izbiro barve in papirja zmanjšati stroške?

Stroški redne uporabe tiskalnika so zagotovo najbolj povezani z barvo in papirjem. Brez barve, ki se nahaja v kartušah ali tonerju, nikakor ne moremo natisniti niti ene samcate strani.

V primeru, da si želimo čim bolj zmanjšati stroške kopiranja in si zagotoviti ugodno kopiranje, moramo dati fokus na barvo in njeno porabo. Možna je nastavitev tiskalnika pri kateri bomo porabili manj barve. Prihranimo lahko tudi tako da kupimo cenejše kartuše.

Najem kopirnega stroja

Čedalje več ljudi se odloča za najem kopirnega stroja. Prva prednost, ki jo imajo najeti kopirni stroji, je seveda dejstvo, da so finančno dostopni in omogočajo ugodno kopiranje. Druga prednost pa je brezskrbna uporaba. V ponudbi najema kopirnega stroja je navadno vključeno tudi vzdrževanje, pogosto tudi dostava in namestitev v omrežje. Ni treba torej skrbeti za servis, niti za nakup rezervnih delov in potrošnega materiala. Seveda je to odvisno od posamezne ponudbe in od dogovora s ponudnikom. Zagotovo je najem kopirnega stroja precej mikavna ponudba.

Kako poskrbeti za ugodno printanje?

Na delovnih mestih, kjer se v veliki meri še vedno posluje s papirjem, je neomejeno tiskanje gotovo en izmed znatnih stroškov, na katerega je treba paziti, če želimo zagotoviti varčno in učinkovito poslovanje na dolgi rok. Cena naprav in osnovnega potrošnega materiala v izhodišču niti ni pretirana – praktično vsako podjetje si lahko privošči spodoben tiskalnik ali multifunkcijsko napravo, medtem ko je ob nakupu običajno že vključen tudi komplet barv in papirja. A ob redni uporabi se hitro izkaže, da je treba potrošni material pogosto menjati, kar drastično dvigne stroške tiskanja. Prav tu se izkaže priložnost za racionalizacijo in ugodno printanje!

Barva in papir

Med stroški, katerim se pri redni uporabi tiskalnika ne moremo izogniti, najbolj izstopajo stroški barve in papirja. Vsak tiskalnik za redko ali tako rekoč neomejeno tiskanje potrebuje barvo, običajno v kartušah ali tonerju, ter seveda papir, na katerega bo tiskal. Za ugodno printanje na dolgi rok je treba te stroške minimizirati. Ena možnost je seveda omejitev tiskanja ter sprememba dokumentov tako, da pri tiskanju ne zahtevajo toliko barve. Druga možnost je izbira ugodnejših kartuš – pogosto so na voljo ekonomične opcije, večja pakiranja za ugodnejšo ceno in podobno. Alternativa je uporaba neoriginalnih kartuš, ki pa za resne uporabnike ne pride v poštev. Pri papirju je mogoče varčevati z izbiro cenejšega pisarniškega papirja, a tu ne gre pretiravati – če se zahteva kakovost, je treba tiskati na boljši papir!

Vzdrževanje in servis

Neizogibni so tudi stroški vzdrževanja in servisa. Za ugodno printanje je treba torej poskrbeti, da so naprave optimalno pripravljene in ne zahtevajo dragih popravil in nadomestnih delov. To pa dosežemo prav z rednim vzdrževanjem, ki seveda predstavlja določen strošek, a bistveno manjši, kot bi ga imeli, če bi vzdrževanje zanemarili in namesto tega plačevali za posledična popravila. Včasih je metoda za ugodno printanje pač ta, da se z dodatnimi majhnimi stroški izognemo večjim.

Komu koristi tisk širokega formata?

Kljub temu da so prodajne police trgovin s pisarniškimi napravami polne takšnih in drugačnih tiskalnikov, le redko najdemo naprave, primerne za tisk širokega formata. To pa ne pomeni, da ne gre za privlačno možnost za celo vrsto potencialnih uporabnikov. Ponekod je tisk v večjih dimenzijah pravzaprav nuja, drugod pa je široko formatni tiskalnik dobrodošla možnost. Takšno funkcijo znajo seveda izkoristiti predvsem poslovni uporabniki, pa tudi v domači pisarni bi prišla prav.

Glede na ugodne cene sodobnih tiskalnikov skorajda ni ovir za tiste, ki želijo tiskati v širokem formatu. Format A3 je že dokaj pogost tudi v tiskalnikih nižjega cenovnega razreda, ki so namenjeni za osebno rabo, seveda pa najdemo takšne naprave tudi med poslovnimi tiskalniki, namenjenimi manj zahtevnim podjetnikom. Tiskalniki in multifunkcijske naprave, ki omogočajo tiskanje v formatu A3, so na voljo že za manj kot 100 evrov, razumljivo pa bo treba za kakovostno in zanesljivo napravo bolje odšteti nekaj več.

A široko formatni tiskalnik le pogojno zajema format A3. Specializirani tiskalniki za tisk širokega formata so namenjeni zahtevnejšim uporabnikom, ki potrebujejo pri tiskanju več svobode. Takšni tiskalniki običajno ne tiskajo več na liste papirja, temveč kar na role, ki imajo določeno širino in neomejeno dolžino. To je odlična rešitev za arhitekte, inženirje, umetnike in podobne uporabnike, ki se z običajnimi tiskalniki preprosto ne morejo zadovoljiti. So pa ti tiskalniki seveda že nekoliko dražji, saj hitro zahtevajo 1000 evrov ali več.

Še naprednejši tiskalniki širokega formata pa so namenjeni industrijski rabi in profesionalnim tiskarjem. To so tiskalniki, ki niso več namenjeni zgolj tiskanju na papir, temveč lahko tiskajo na praktično vsak material. S takšnimi napravami se proizvaja embalaža, časopisi, table in drugi podobni izdelki. Jasno je, da so te naprave zelo drage, poleg tega so večinoma specializirane za točno določene naloge.F

Kopirni stroji so stroji, ki zmorejo več

Možnosti za prihranek najdemo skoraj povsod, tudi kopirni stroji omogočajo, da prihranimo kar nekaj evrov. Od menjave starih žarnic za bolj varčne, do menjave kuhinjskih elementov ipd. Pa vendar so ti prihranki vidni šele na dolgi rok. Najprej morajo pristati navada, kasneje pa so lahko razvada.

Ker pa v podjetju že danes potrebujemo prihranke, se moramo ozreti na področje, kjer so ti mogoči skoraj na dnevni ravni. To področje je tiskanje. Koliko papirja, barve, energije in časa je potrebnega za tiskanje gradiva. Zlasti tistega, ki je namenjen bolj oglaševanju, kot so kakšne brošure, oglasi, nove ponudbe, vabila in podobno. To je precej velika obremenitev za kopirni stroj. Zlasti, če je ta star, obrabljen in že izven garancije. Zato je čas, da razmislite o menjavi kopirnega stroja, če se vaš ujema z zgornjim opisom.

Novi kopirni stroji so hitrejši, zato je časovni izkoristek bistveno višji. Ob enem pa so precej varčni. Vsaj kar se tiče barv. Namreč, pri tiskalnikih ali kopirnih strojih je izredno pomembno, če lahko po kar se da nizki ceni vzdržujemo in koristimo našo napravo.

V podjetjih je položaj precej resen. Raziskave so pokazale, da kar več kot polovica podjetij ne ve koliko denarja nameni tiskanju oziroma kopiranju. Realna slika pa je, če bi se zavedali, bi se zagotovo držali za glavo in denarnico. Zelo pogosto je prepričanje, da je potrebno vse natisniti. Posledično je tiskanje precenjeno, naše naprave pa preveč obremenjene. Kar pa se odločno kaže na življenjski dobi. Če pa želite še večji prihranek, pa se pozanimajte, če se da kopirni stroj najeti. Vse bolj se uveljavlja možnost najema kopirnih strojev. Na ta način pa si zagotovimo celotno podporo pri uporabi in vzdrževanju naprav.

Barvni tiskalniki so v podjetništvu že nujni

Na začetku devetnajstega stoletja so se pojavile prve barvne publikacije, vendar se je takratna tehnika  od današnje močno razlikovala, saj so uporabljali  do dvajset različnih barvnih tonov, izdelke pa so izdatno popravljali na roke. Pravo tiskanje, ki ga omogoča barvni tiskalnik po sistemu štirih barv, kakršnega poznamo še danes, se je pojavilo na prehodu v dvajseto stoletje. Angleži so takrat ugotovili, da je mogoče s tremi osnovnimi barvami dobiti zadovoljivo širok razpon. Tako so zakoličili kratico CMYK (»cian«, »magenta«, »yellow«, »black«).

V našem očesu sta dve vrsti svetlobnih receptorjev, paličnice in čepnice

Prve so namenjene gledanju v temi, kjer barve niso pomembne, paličnice so namenjene posredovanju barvnih valenc možganom. Da možgani dobijo karseda natančen barvni vtis, se palčnice razlikujejo po občutljivosti. Glede na občutljivost na valovne dolžine dražljajev lahko posplošimo, da so ti receptorji treh vrst: rdeči, modri in zeleni. Naše videnje torej deluje po načinu RGB (»red«, »green«, »blue«), torej enako kot zasloni. Naši možgani so očitno zelo lahkoverni in jih je mogoče hitro opetnajstiti. Goljufanje je bistvo osnovnih tiskarskih barv, ki so pravzaprav preseki rdeče, zelene in modre. Ker papir oddaja belo svetlobo, so tiskarske barve nekakšni optični filtri: nasičen cian in nasičena rumena tvorita zeleno, magenta in rumena rdečo in cian ter magenta modro. Vse ostale kombinacije nastanejo z rastriranjem.

Teoretično se torej lahko tiska le s tremi osnovnimi barvami, saj je črno mogoče dobiti z mešanjem. Črna je namreč nujna za kontrast in globino fotografij ter za tekst.

Kljub temu da imamo v tiskarstvu kar štiri barve, je končna paleta ožja od načina RGB. Tako živo modre ali živo zelene ne bomo nikoli dobili izpod tiskarskih valjev, kot tudi ne flourescentnih barv. Če pa zamisel narekuje brezkompromisno rabo določene neizvedljive barve, kakršne so med drugim denimo metalne, je treba poseči po tako imenovani peti barvi, ki se jo posebej pripravi in naknadno odtisne.

Brezplačen servis tiskalnikov je lukzus, ki si ga vaše podjetje lahko privošči

Vsakdo, ki je že kdaj imel v lasti tiskalnik, se še kako dobro zaveda vseh težav in preglavic, ki se pojavijo v primeru, da se le-ta pokvari. Produktivnost lahko v vašem domu hitro zelo upade, predstavljajte pa si, da se kaj podobnega zgodi v pisarni neke organizacije, kjer se lahko dejavnost podjetja in s tem služenje denarja precej okrni. A le začasno, dokler tiskalnik ni popravljen in ponovno v popolnoma delujočem stanju. Nato lahko delo v podjetju ponovno steče normalno in produktivnost vseh članov ekipe se vrne na začetno raven.

Zaradi takšnih in podobnih težav se vodje v podjetjih sprašujejo, ali se sploh splača kupovati lastne printerje? Poleg visokih začetnih stroškov z nakupom printerja in barv ter ostalega potrošnega materiala, so tu tudi stroški popravila, prav lahko pa se zgodi, da v bližini sploh ni nikogar, ki bi servis tiskalnikov sploh znal napraviti. Zato je napravo treba poslati preko pošte ali preko osebne dostave na servis, ki si za popravilo lahko vzame več dni, celo več tednov! To je za marsikatero podjetje nesprejemljivo – predvsem za majhna podjetja, ki imajo na voljo le en printer in ne več le-teh, kot ponavadi velja za velike organizacije.

Rešitev za podjetja se lahko skriva v najemu tiskalnikov. Potrebno je le najti ugodnega ponudnika, ki poleg kvalitetnih naprav (printerjev, skenerjev, faksov ali obojega v enem) omogoča tudi brezplačen servis tiskalnikov. V času, ko je naprava na servisu, takšen ponudnik ponavadi ponudi tudi brezplačno (začasno ali stalno) zamenjavo tiskalnika z delujočim, tako da je izguba produktivnosti v vaši organizaciji minimalna. Ker se ponavadi tovrstni ponudniki specializirajo na tem področju, je povsem verjetno, da od prijave napake na printerju pa do zamenjave/popravila ne bo minilo več kot nekaj ur (pri tem je treba upoštevati seveda predvsem oddaljenost od najbližjih tehnikov, pa tudi stopnje okvare – če je printer močno poškodovan, bo morda serviser moral oditi po rezervne dele, ki jih tisti trenutek nima s seboj, kar bo lahko nekoliko zakasnilo popravilo).

Pravilne odločitve na področju izbire pisarniške opreme so torej še kako pomembne. Lahko vam pomagajo precej zmanjšati stroške v vašem podjetju in tako denar usmeriti v kakšno drugo, bolj pomembno stvar.